Portaria GP/CR nº 31/2016 ( Efeitos suspensos)

PORTARIA GP/CR Nº 31/2016

Dispõe sobre a consulta e a obtenção de cópias de autos arquivados na Coordenadoria de Gestão Documental e Memória, e dá outras providências.

A PRESIDENTE E A CORREGEDORA REGIONAL DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o contínuo aprimoramento na gestão do acervo de autos e documentos sob guarda da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória;

CONSIDERANDO que o acervo físico de documentos do Tribunal está sendo paulatinamente abrigado em dois arquivos centrais, como reflexo da política arquivística que objetiva aprimorar a gestão documental do órgão;

CONSIDERANDO que o Tribunal dispõe de acervo de documentos em base de dados segura, onde estão assinados com a utilização de certificado digital, contando com validade legal e a garantia da sua autenticidade e da sua integridade;

CONSIDERANDO as disposições normativas que orientam a guarda de documentos e sua consulta,

RESOLVEM:

Art. 1º As atividades relacionadas à vista e extração de cópias de autos findos integrados aos arquivos centrais são realizadas presencialmente nas instalações da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória, com endereço na Rua James Holland, 500 - Barra Funda.

Art. 1º. As atividades relacionadas à vista e extração de cópias de autos findos integrados ao Arquivo Central são realizadas presencialmente nas instalações da Coordenadoria de Gestão de Arquivo, com endereço na Rua Dr. Edgard Teotônio Santana, 387, Várzea da Barra Funda. (Caput alterado pela Portaria GP/CR nº 14/2018 - DeJT 04/04/2018)

Parágrafo único. O atendimento será realizado de 2ª a 6ª feira, das 11h30 às 18h, limitando-se até 17h30 a solicitação de autos judiciais no guichê externo à sala de consulta.

Art. 2º O atendimento às partes, advogados e demais interessados será feito pela ordem de chegada e localização dos autos, com a observância da legislação vigente quanto ao atendimento prioritário.

§ 1º A consulta de autos, realizada em sala própria com acesso controlado, está limitada a cinco processos por pessoa a cada pedido, sendo vedada, sob qualquer hipótese, a retirada de autos em carga.

§ 2º A quantidade de usuários, relacionados a um mesmo pedido, para acesso à sala de consulta, será limitado a duas pessoas, podendo essa quantidade ser maior, a critério da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória, que avaliará caso a caso.

§ 3º A permanência dos usuários na sala de consulta está condicionada ao tempo estritamente necessário para vista dos autos constantes em seu último pedido, a critério da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória, que avaliará caso a caso. Se desejar solicitar mais processos para consulta ou extração de cópias, o interessado deve, juntamente com os seus pertences, aguardar nova chamada na sala de espera, desde que finalizado o seu pedido anterior.

§ 4º Novas consultas realizadas no mesmo dia somente serão efetivadas após decorridos, no mínimo, 15 (quinze) minutos da devolução dos processos anteriormente solicitados, a fim de permitir o registro, em sistema informatizado, da conclusão do respectivo atendimento.

§ 5º O atendimento na Coordenadoria de Gestão Documental e Memória fica restrito à consulta e requisição de cópias, sendo que o desarquivamento, nas hipóteses previstas no Provimento GP/CR nº 13/2006, deverá ser requerido na Vara do Trabalho ou Secretaria de origem.

Art. 2º O atendimento às partes, advogados e demais interessados será feito pela ordem de chegada e localização dos autos, com a observância da legislação vigente quanto ao atendimento prioritário. (Artigo alterado pela Portaria nº 29/2017 - DeJT Cad. Jud. 15/09/2017)

§ 1º A consulta de autos, realizada em sala própria com acesso controlado, está limitada, por pessoa, a cinco processos por dia, sendo vedada, sob qualquer hipótese, a retirada de autos em carga.

§ 2º A quantidade de usuários, relacionados a um mesmo pedido, para acesso à sala de consulta, será limitado a duas pessoas, podendo essa quantidade ser maior, a critério da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória, que avaliará caso a caso.

§ 3º A permanência dos usuários na sala de consulta está condicionada ao tempo estritamente necessário para vista dos autos constantes no pedido diário.

§ 4º O atendimento na Coordenadoria de Gestão Documental e Memória fica restrito à consulta e requisição de cópias, sendo que o desarquivamento, nas hipóteses previstas no Provimento GP/CR nº 13/2006, deverá ser requerido na Vara do Trabalho ou Secretaria de origem.

Art. 3º Os autos findos, aguardando decurso de prazo para sua destinação final, serão consultados no ato da requisição presencial, sendo que o tempo mínimo de espera é de 15 (quinze) minutos, sujeito à variação decorrente do número de requisições simultâneas e da disponibilidade de acesso à sala de consulta.

§ 1º Os autos findos que apresentaram pendências por ocasião de sua destinação final ou que foram recolhidos para guarda permanente poderão estar armazenados em endereço diverso do indicado no art. 1º desta norma, razão pela qual o interessado deverá agendar, durante o atendimento presencial, uma nova data para vista dos autos, observando-se o interregno mínimo de 72 horas para operação logística de movimentação entre as unidades.

§ 2º A vista de autos em conversão ao Processo Judicial Eletrônico (PJe) fica condicionada à conclusão de sua digitalização, atividade realizada por empresa contratada pelo Tribunal para esta finalidade. Neste caso, o interessado receberá, durante o atendimento presencial, uma previsão da data em que os autos físicos estarão disponíveis para consulta, o que ocorrerá em até 30 (trinta) dias.

Art. 4º O fornecimento de cópias simples, ou autenticadas, de autos arquivados sob a guarda da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória se dará em meio digital, através de duas modalidades:

a) autoatendimento: o interessado, no ato da consulta de autos, poderá fazer uso gratuito de scanner por até 10 (dez) minutos para extração de cópias simples;

b) atendimento interno: o interessado, presencialmente ou por email, solicitará as cópias desejadas, simples ou autenticadas, informando os dados necessários para contato posterior, no qual lhe serão informados os emolumentos a recolher de acordo com a legislação vigente.

§ 1º Na modalidade de autoatendimento, a extração de cópias é gratuita, mas pressupõe o armazenamento das imagens em mídia eletrônica do próprio interessado (CDs, DVDs, pendrives ou dispositivos de armazenamento compatíveis com o equipamento disponibilizado pelo Tribunal).

§ 2º É vedada a retirada de peças dos autos para digitalização na modalidade de autoatendimento, sendo que as mesas digitalizadoras disponíveis permitem a extração de cópias sem que os autos precisem ser desmontados.

§ 3º Na modalidade de atendimento interno, o usuário poderá fazer seu pedido no guichê, ocasião em que os dados necessários serão reduzidos a termo por servidor do Tribunal.

§ 4º O pedido realizado por e-mail deverá ser encaminhado por formulário próprio, disponível na página do Tribunal na internet (na aba Serviços > Solicitação de Cópias de Autos Arquivados) e encaminhado para copia.arquivo@trtsp.jus.br. O solicitante receberá por e-mail a confirmação do seu pedido e a guia GRU respectiva, que poderá ser paga na Caixa Econômica Federal ou no Banco do Brasil.

§ 5º É vedada a solicitação de cópias por peças, devendo o solicitante indicar as folhas que deseja copiar - exceção feita aos acórdãos, desde que informado o respectivo número.

§ 6º A extração de cópias de autos em conversão ao Processo Judicial Eletrônico (PJe) fica condicionada à conclusão de sua digitalização, conforme disposto no art. 3º, § 2º, desta norma.

Art. 5º Apenas após a efetiva comprovação do recolhimento dos emolumentos devidos através de apresentação do recibo de pagamento da GRU à Coordenadoria de Gestão de Documental e Memória, a preparação das cópias será iniciada, por ordem cronológica de recebimento dos referidos comprovantes.

§ 1º As cópias simples ficarão disponíveis para retirada (download) em área específica na página do Tribunal por 30 (trinta) dias corridos, contados da data do envio da mensagem eletrônica com o endereço de acesso. Findo esse prazo, as cópias serão descartadas e o interessado deverá realizar nova solicitação.

§ 2º As cópias autenticadas, em versão que contém as referências que permitirão a comprovação de sua autenticidade, ficarão armazenadas, por temporalidade a ser definida em instrumento arquivístico próprio, em base de dados segura e disponibilizada no sítio do Tribunal, cujo endereço de acesso será enviado por mensagem eletrônica.

Art. 6º Na eventual hipótese de não localização dos autos, o interessado será atendido por servidor que registrará o fato e os dados do solicitante para posterior contato após a realização das diligências necessárias para verificar a localização dos autos nos sistemas processuais, sua eliminação nos termos da Lei nº 7.627/87 ou efetivo extravio.

Art. 7º A informação acerca da eliminação de autos judiciais poderá ser fornecida verbalmente ao interessado por servidor do Tribunal, no limite de cinco processos por atendimento.

Parágrafo único. O fornecimento de certidão de eliminação de autos findos fica condicionado à comprovação do recolhimento dos emolumentos respectivos, por processo solicitado, nos termos da legislação vigente.

Art. 8º A consulta e o fornecimento de cópias de autos arquivados que possuem o atributo de sigilosos ou de tramitação em segredo de justiça nos sistemas informatizados ficam restritos às partes e procuradores constituídos nos autos, e deverá ser requerida na Vara do Trabalho ou Secretaria de origem, que providenciará o desarquivamento e observará as disposições normativas vigentes para o caso.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria GP/CR nº 25/2010.

Publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 25 de julho de 2016.

(a)SILVIA REGINA PONDÉ GALVÃO DEVONALD
Desembargadora do Trabalho Presidente do Tribunal

(a)BEATRIZ DE LIMA PEREIRA
Desembargadora do Trabalho Corregedora Regional

DOELETRÔNICO - TRT/2ª Região - 29/07/2016