Portaria GP VPA nº 01/2019

PORTARIA GP/VPA Nº 01/2019

Estabelece plano de trabalho para virtualização de processos na fase de conhecimento em todas unidades judiciárias de 1ª grau deste Tribunal.

A PRESIDENTE E A VICE PRESIDENTE ADMINISTRATIVA, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que a Resolução CNJ nº 185, de 18 de dezembro de 2013, instituiu o Processo Judicial Eletrônico como sistema informatizado de processo judicial no âmbito do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO que a Resolução CNJ n.º 194, de 26 de maio de 2014, instituiu a Política Nacional de Atenção Prioritária ao Primeiro Grau de Jurisdição;

CONSIDERANDO que o Provimento CGJT Nº 2, de 7 de junho de 2019, determinou a migração de todos os autos físicos em tramitação nas unidades judiciárias de 1º grau para o Sistema PJe até dezembro deste ano, além de estabelecer que os processos na fase de conhecimento deverão ser digitalizados em sua integralidade;

CONSIDERANDO a quantidade de processos em tramitação no sistema SAP-1 – a ser descontinuado a médio prazo – bem como os benefícios advindos da tramitação processual em meio eletrônico;

CONSIDERANDO as restrições orçamentárias previstas para 2020 no âmbito da Justiça do Trabalho, que poderão inviabilizar a continuidade de gastos afetos à digitalização, e o fato de a virtualização de autos possibilitar a redução de custos com a movimentação e armazenamento de processos físicos,

RESOLVEM:

Art. 1º. Determinar a conversão para o meio eletrônico de todos os processos físicos em fase de conhecimento tramitando nas unidades judiciárias de 1ª instância, mediante inclusão dos seus arquivos digitais no PJe.

Parágrafo único. A conversão de processos prevista no artigo anterior se dará por meio da digitalização do processo físico e inclusão no PJe no Cadastramento de Conhecimento, Liquidação e Execução — CCLE.

Art. 2º. A partir da publicação desta norma, todos os Recursos e Agravos de Instrumento pendentes de remessa à 2ª Instância serão obrigatoriamente digitalizados e inseridos no CCLE, ficando vedado o encaminhamento em meio físico.

~~Parágrafo único. Fica mantida, até ulterior deliberação, a remessa à 2ª Instância dos~~ ~~Agravos nas fases de liquidação e execução.~~ (Parágrafo único revogado pela Portaria GP/VPA n° 02/2019 - DeJT 31/07/2019)

DA SELEÇÃO E ENCAMINHAMENTO DE AUTOS PARA DIGITALIZAÇÃO

Art. 3º. A digitalização dos processos físicos será realizada pela Coordenadoria de Gestão Documental, em observância ao plano de trabalho estabelecido nesta norma.

§ 1º. Não serão convertidos os processos aguardando cumprimento de acordo.

§ 2º. Os processos com audiência agendada em até 10 (dez) dias úteis, contados da data de início da retirada de autos na Vara respectiva, não deverão ser encaminhados para a Coordenadoria de Gestão Documental.

§ 3º. Na hipótese do parágrafo anterior, tão logo realizada a audiência designada, a Vara deverá requerer a digitalização dos autos físicos à Coordenadoria de Gestão Documental pelo e-mail arquivo-recursos@trtsp.jus.br, até a data limite de 30/08/2019.

§ 4º. Todos os processos encaminhados para digitalização serão disponibilizados no PJe, na funcionalidade de Cadastramento de Conhecimento Liquidação e Execução – CCLE nos prazos de conclusão previstos no Anexo II.

Art. 4º. As Varas do Trabalho do Tribunal foram divididas em grupos, nos termos do Anexo I, com a observância do quantitativo de processos remanescentes na fase de conhecimento constante do e-Gestão, e da jurisdição a que estão vinculadas, a saber:

I. grupo 1, formado pelas Varas com estoque igual ou superior a 50 (cinquenta) processos em fase de conhecimento;

II. grupo 2, formado pelas Varas com estoque igual ou superior a 20 (vinte) e inferior a 50 (cinquenta) processos em fase de conhecimento;

III. grupo 3, formado pelas Varas com estoque inferior a 20 (vinte) processos em fase de conhecimento.

Art. 5º. Nas datas previstas no Anexo II, a Coordenadoria de Gestão Documental encaminhará às Secretarias das Varas, via correio eletrônico, listagens individualizadas com os processos em fase de conhecimento, que serão enviados para digitalização.

Parágrafo único. O encaminhamento de processos não constantes das listagens ensejará a devolução dos autos à Vara de origem, sem a realização da digitalização.

Art. 6º. As Secretarias das Varas, previamente à data prevista para o início da retirada dos autos, constante do Anexo II desta portaria, deverão observar os seguintes procedimentos:

I. unir com elástico e amarrar com fitilho os volumes principais dos processos;

II. assegurar que a quantidade de volumes principais do processo esteja completa;

III. registrar no Sistema SAP-1 o movimento “Enviado à Digitalização” por meio do
menu “Atualiza Processos — Piloto PJe.”

IV. manter os volumes de documentos do processo em Secretaria, uma vez que não
serão digitalizados;

V. cadastrar no formulário do Módulo de Conversão SAP-PJe, item "Projeto de Virtualização de Autos - 2019" – disponível na aba “Sistemas” da Intranet – os processos a serem efetivamente digitalizados, indicando a fase processual (pré-fixada para fase de conhecimento) e a quantidade de volumes principais.

§ 1º Os processos com recursos e agravos pendentes de remessa para a 2ª Instância e aqueles com audiência designada para data próxima, sempre posterior ao prazo previsto no § 2º do art. 3º desta norma, deverão ser marcados com a opção “urgente” no formulário de encaminhamento, para que sua digitalização seja feita com prioridade.

§ 2º Os processos incluídos no formulário do módulo de conversão serão automaticamente relacionados em mensagem eletrônica, com cópia para a Secretaria da Vara respectiva, que trará, para cada processo, a quantidade de volumes, a fase processual indicada e os nomes das partes e patronos constantes do SAP1, que deverão ser revisados previamente ao preenchimento do CCLE.

Art. 7º. A inobservância dos procedimentos previstos no artigo anterior impossibilitará a automação dos procedimentos relacionados ao CCLE e ensejará a devolução dos autos à Vara de origem para regularização.

Art. 8º. Os processos em fase de liquidação e execução não deverão ser encaminhados pelas Varas para digitalização.

§ 1º. Os processos indicados na listagem prevista no artigo 5º que tenham sofrido mudança de fase processual até a data de preenchimento do formulário mencionado no inciso V do art. 6º poderão ser enviados para digitalização, a critério das Varas.

§ 2º. Na hipótese do § 1º, a Secretaria da Vara deverá atentar para o correto preenchimento da fase processual no formulário e no CCLE.

DA CONVERSÃO DOS AUTOS PARA O MEIO ELETRÔNICO

Art. 9º. A versão digital dos processos NÃO TERÁ OS ARQUIVOS INDEXADOS com os nomes das peças processuais.

Parágrafo único. Cada processo será disponibilizado em formato PDF, na ordem sequencial numérica de folhas, com o particionamento dos arquivos que excedam o tamanho de 3MB, quando necessário.

Art. 10. Após a digitalização dos autos, os seguintes procedimentos serão realizados de forma automática:

I. lançamento dos movimentos processuais de conversão da tramitação do meio físico para o eletrônico, cancelamento de eventuais audiências, publicação da conversão, publicação do edital e arquivamento definitivo no sistema SAP-1;

II. pré-cadastramento do processo no ambiente do PJe como CCLE em elaboração e upload de suas peças em formato digital, que compreenderão as atas e sentenças extraídas da base do sistema AD1, bem como a reprodução integral do processo físico em formato PDF, conforme disposto no artigo anterior;

III. envio de mensagem de correio eletrônico às Secretarias das Varas, confirmando a migração dos processos para o meio eletrônico.

Art. 11. Confirmada a migração para o PJe, na forma do inciso II do artigo anterior, caberá às Secretarias das Varas, com o perfil de “Servidor”, receber os processos no sistema PJe, mediante:

I. conferência e complementação dos dados do CCLE em elaboração, com a indicação da fase processual correta, das partes e advogados na autuação e, se for o caso, do segredo de justiça;

II. checagem das peças do processo digitalizado e daquelas extraídas AD1, ambas disponibilizadas no CCLE;

III. assinatura do termo de abertura e dos documentos relacionados na alínea anterior, para protocolo do CCLE e designação da data da audiência no sistema PJe;

IV. publicação do edital de intimação no PJe, dando ciência às partes da conversão do processo e, se for o caso, da manutenção da data de audiência anteriormente designada;

V. registro da solução do processo no PJe, caso o processo físico já tenha sido julgado antes da conversão.;

VI. adequação dos tipos de documentos pendentes que exijam solução, tais como embargos de declaração e outros incidentes processuais, antes do encaminhamento do processo para apreciação da pendência, usando o lançador de movimentos.

§ 1º No ato da conferência e do recebimento das peças, a Secretaria da Vara poderá, se assim desejar, excluir os arquivos migrados do AD1.

§ 2º Excepcionalmente, caso entenda imprescindível a identificação de cada uma das peças do processo, a Vara poderá solicitar o processo digitalizado em arquivo único para fazer a divisão e identificação das peças da forma desejada, hipótese em que o upload no PJe deverá ser realizado manualmente pela própria Vara.

§ 3º. Na hipótese do inciso V deste artigo, a Coordenadoria de Estatística e Gestão de Indicadores efetuará a correção das informações no e-Gestão, evitando a duplicidade de registros em um único processo.

§ 4º. Os procedimentos previstos neste artigo deverão ser realizados pelas Secretarias das Varas em até 10 (dez) dias úteis, contados do envio da mensagem eletrônica prevista no inciso III do artigo anterior.

§ 5º A Corregedoria Regional e a Secretaria de Gestão Estratégica e Projetos acompanharão o envio dos processos para digitalização e a observância dos prazos previstos nesta norma.

§ 6º Eventuais problemas na conversão ou visualização dos processos convertidos ao PJe serão resolvidos mediante abertura de chamado na Intranet, pelo menu “Atendimento PJe”.

Art. 12. Convertido o processo para o meio eletrônico e havendo a necessidade de movimentação dos volumes físicos de documentos, esta se dará com certidão no PJe que registrará a carga, a devolução ou a remessa para outra Instância.

Art. 13. Fica suspensa, até o dia 13 de setembro de 2019, a retirada rotineira dos processos físicos arquivados pelas unidades judiciárias de 1º e 2º graus, mantidos os demais serviços prestados pela Coordenadoria de Gestão Documental às áreas judiciárias, administrativas e ao público em geral.

Art. 14. Esta portaria entra em vigor no dia 24 de junho de 2019.

Publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 17 de junho de 2019.

RILMA APARECIDA HEMETÉRIO
Desembargadora Presidente do Tribunal

JUCIREMA MARIA GODINHO GONÇALVES
Desembargadora Vice Presidente Administrativa

ANEXO I

ANEXO II

DeJT - CAD. ADM. - 19/06/2019