PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO TRIBUNAL REGIONAL DA 2a REGIÃO ATO GP N. 31, DE 8 DE MAIO DE 2023 Institui o Comitê de Documentação e Memória (CDocMem), no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2a Região, e dá outras providências. A DESEMBARGADORA PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2a REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO os termos da Resolução n. 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname; CONSIDERANDO os termos do Ato Conjunto TST.CSJT.GP.SG.CGDOC n. 37, de 30 de agosto de 2021, que institui a Política de Gestão Documental e de Gestão de Memória da Justiça do Trabalho, em observância às diretrizes do Proname, em especial, o disposto no art. 3°, XV, no que concerne à constituição de Comissões Permanentes de Avaliação Documental – CPADs e de Comissões de Gestão da Memória – CGMs; CONSIDERANDO a necessidade de racionalizar e padronizar a estrutura de colegiados temáticos na Justiça do Trabalho, em conformidade com a Resolução n. 325, de 11 de fevereiro de 2022, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho – CSJT, que institui a Política de Governança dos Colegiados Temáticos da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus e do CSJT, em especial, com o disposto no art. 4°, IV, que estabelece a "documentação e memória" como uma das áreas temáticas dos colegiados; CONSIDERANDO que a alteração da espécie ou da nomenclatura de um colegiado temático não prejudica o cumprimento de sua finalidade institucional, quando preservadas a composição e as atribuições originárias, bem como que o Tribunal Regional do Trabalho da 2a Região, ao promover a padronização da nomenclatura e da espécie dos colegiados, na forma Resolução n. 325, de 2022, do CSJT, zelou pela manutenção da composição e das atribuições dos colegiados temáticos instituídos por determinação do CNJ, RESOLVE: CAPÍTULO I DO OBJETO Fonte: BRASIL. Tribunal Regional do Trabalho (2. Região). Ato GP n. 31, de 8 de maio de 2023. Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho: Caderno Administrativo [do] Tribunal Regional do Trabalho da 2. Região, São Paulo, n. 3717, p. 3-6, 9 maio 2023. Art. 1° Instituir o Comitê de Documentação e Memória (CDocMem), no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2a Região – TRT-2, responsável pelo processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada nas unidades administrativas e judiciárias, bem como pela coordenação da política institucional de gestão de memória. CAPÍTULO II DA COMPOSIÇÃO Art. 2° O Comitê de Documentação e Memória (CDocMem) será composto pelos seguintes membros: I - 3 (três) Desembargadores(as) do Trabalho; II - Juiz(a) Titular de Vara do Trabalho; III - Juiz(a) do Trabalho Substituto(a); IV - titular da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória; V - titular da Seção de Gestão de Memória; VI - titular da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações; VII - servidor(a) com formação de nível superior em Arquivologia; VIII - servidor(a) com formação de nível superior em História; IX - servidor(a) com formação de nível superior em Direito. § 1° Dentre os(as) indicados(as) no inciso I deste artigo, serão designados(as) os(as) integrantes que exercerão a função de coordenador(a) e de vice-coordenador(a), preferencialmente com experiência em gestão documental ou em gestão de memória. § 2° Os(As) integrantes referenciados nos incisos I a III e VII a IX deste artigo serão nomeados(as) em portaria específica com vigência temporária, limitada à duração do mandato da Administração eleita. § 3° Os(As) integrantes desempenharão suas atividades sem prejuízo das respectivas funções administrativas ou jurisdicionais. § 4° Nas ausências e impedimentos, os(as) titulares das unidades serão representados(as) por seus substitutos(as). CAPÍTULO III DAS ATRIBUIÇÕES Art. 3° Cabe ao Comitê de Documentação e Memória (CDocMem), sem prejuízo do disposto na Resolução n. 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, ou de outra que vier a substituí-la, bem como no Ato Conjunto TST.CSJT.GP.SG.CGDOC n. 37, de 30 de agosto de 2021, ou de outro que vier a substituí-lo: Fonte: BRASIL. Tribunal Regional do Trabalho (2. Região). Ato GP n. 31, de 8 de maio de 2023. Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho: Caderno Administrativo [do] Tribunal Regional do Trabalho da 2. Região, São Paulo, n. 3717, p. 3-6, 9 maio 2023. I - propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente do TRT-2; II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e classificação da documentação produzida e acumulada no respectivo âmbito de atuação; III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos e aprová-los; IV - analisar os editais de eliminação de documentos e processos do TRT-2; V - realizar estudos e apresentar eventuais propostas sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória à Presidência do TRT-2 para encaminhamento ao Conselho Superior da Justiça do Trabalho, que, se for o caso, as encaminhará ao Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname; VI - coordenar a política de Gestão Documental e a de Gestão de Memória do TRT-2, de acordo com o Ato Conjunto TST.CSJT.GP.SG.CGDOC n. 37, de 2021, com a Resolução n. 324, de 2020, do CNJ, e em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário; VII - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de arquivo, museu, memorial, biblioteca e gestão documental do TRT-2; VIII - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente do TRT-2; IX - promover o intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares; X - gerenciar as atividades realizadas durante a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à memória institucional. XI - exercer as atribuições consultivas e de curadoria do Centro de Memória da Justiça do Trabalho da 2a Região, na forma prevista no art. 9° do Ato GP n. 25, de 4 de abril de 2024, ou outro que venha a lhe substituir. (Incluído pelo Ato n. 25/GP, de 4 de abril de 2024) Parágrafo único. O(A) Desembargador(a) Presidente do TRT-2 e o(a) magistrado(a) coordenador(a) da CDocMem, após aprovação do edital de eliminação de documentos, nos termos do inciso III deste artigo, comunicará a decisão do comitê ao Tribunal Pleno do TRT-2. Art. 4° Cabe ao(à) coordenador(a) do Comitê de Documentação e Memória (CDocMem): I - convocar ou fazer convocar reuniões ordinárias e extraordinárias; II - comparecer em todas as reuniões, pessoalmente ou representado pelo(a) vice-coordenador(a); III - estabelecer e fazer cumprir cronograma de atividades; IV - zelar pela eficiência do colegiado; Fonte: BRASIL. Tribunal Regional do Trabalho (2. Região). Ato GP n. 31, de 8 de maio de 2023. Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho: Caderno Administrativo [do] Tribunal Regional do Trabalho da 2. Região, São Paulo, n. 3717, p. 3-6, 9 maio 2023. V - mediar conflitos no âmbito do colegiado; VI - imprimir celeridade aos processos de deliberação; VII - assinar as atas de reunião. CAPÍTULO IV DA UNIDADE DE APOIO EXECUTIVO Art. 5° A Coordenadoria de Gestão Documental e Memória atuará como Unidade de Apoio Executivo (UAE) do colegiado temático. § 1° Cabe à UAE: I - receber, organizar e registrar em pauta os assuntos a serem debatidos nas reuniões; II - enviar aos membros do colegiado as pautas e demais documentos necessários para a realização da reunião; III - convidar os membros para reuniões convocadas pelo(a) coordenador(a) ou por 1/3 (um terço) dos membros do colegiado; IV - providenciar os recursos físicos e tecnológicos para as reuniões; V - redigir as atas das reuniões; VI – incluir as atas e demais entregas no sistema PROAD - Processo Administrativo Virtual, por meio de preenchimento de formulário próprio, com o assunto “atas e demais entregas dos colegiados”, para colher a assinatura eletrônica do(a) coordenador(a) ou, na sua ausência, do(a) vice- coordenador(a), e para encaminhar os referidos documentos à Seção de Divulgação de Informações Técnicas (SDIT) para divulgação na página do colegiado no Portal do TRT-2, observando-se o prazo estipulado no art. 7°, § 2° deste Ato; VII - monitorar o conteúdo e a vigência dos atos normativos referentes ao colegiado; VIII - providenciar e fornecer informações a respeito do colegiado, quando requeridas por parte interessada; IX - reportar à Presidência deste Tribunal, até o quinto dia útil de cada mês, as atividades desenvolvidas pelo colegiado temático, por meio do preenchimento de formulário específico, disponível em https://forms.gle/Af6WmqHCnT38Yuvq5; X - solicitar o desarquivamento das atas e demais entregas dos colegiados, quando necessário, por meio de pedido complementar no PROAD realizado no processo administrativo respectivo. § 2° Cabe ao(à) titular da UAE: I - zelar pelo cumprimento das atribuições estabelecidas no § 1° deste artigo; II - manter atualizadas as informações do colegiado no portal eletrônico do TRT-2, inclusive no que Fonte: BRASIL. Tribunal Regional do Trabalho (2. Região). Ato GP n. 31, de 8 de maio de 2023. Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho: Caderno Administrativo [do] Tribunal Regional do Trabalho da 2. Região, São Paulo, n. 3717, p. 3-6, 9 maio 2023. diz respeito ao conteúdo e à vigência dos atos normativos; III - dar ciência ao(à) coordenador(a) do colegiado sobre eventual inobservância da periodicidade de realização das reuniões ordinárias; IV - reportar ao(à) coordenador(a) as ocorrências que possam dificultar, direta ou indi retamente, a realização de reuniões do colegiado e/ou a divulgação dos documentos por ele produzidos; e V - reportar à Presidência do Tribunal as ocorrências a que faz referência o inciso IV deste parágrafo, em caso de omissão do(a) coordenador(a). § 3° Para cumprimento do disposto no § 1°, VI, deste artigo, será disponibilizada certidão, extrato ou cópia, preservada a informação sob sigilo, mediante tarja ou outro recurso equivalente, quando o documento não for ostensivo no seu todo ou em parte. CAPÍTULO V DAS REUNIÕES Art. 6° As reuniões ordinárias do Comitê de Documentação e Memória (CDocMem) ocorrerão, no mínimo, semestralmente e, de forma extraordinária, sempre que houver necessidade, a critério da coordenação da comissão. § 1° A convocação para as reuniões ordinárias dar-se-á mediante envio de mensagem ao correio eletrônico funcional de cada membro do colegiado, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias da data designada para a reunião. § 2° A convocação para reunião extraordinária dar-se-á por qualquer meio admitido em direito, dispensada a exigência de antecedência mínima. § 3° As reuniões poderão ocorrer de forma presencial ou remota. § 4° Poderão participar como convidados(as) colaboradores(as), sem direito a voto, representantes de órgãos ou unidades organizacionais da instituição e profissionais de outras organizações ligadas a campo de conhecimento afim. CAPÍTULO VI DAS PAUTAS E ATAS DE REUNIÃO Art. 7° As atas conterão, no mínimo, as seguintes informações: I - a data, o horário e o local da reunião; II - o breve relato das manifestações ocorridas durante a reunião; III - as deliberações tomadas; IV - o(a) responsável pelo cumprimento de cada deliberação; V - os nomes dos participantes. Fonte: BRASIL. Tribunal Regional do Trabalho (2. Região). Ato GP n. 31, de 8 de maio de 2023. Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho: Caderno Administrativo [do] Tribunal Regional do Trabalho da 2. Região, São Paulo, n. 3717, p. 3-6, 9 maio 2023. § 1° As pautas poderão integrar o conteúdo das atas de reunião, em vez de serem apresentadas em documento à parte. § 2° As pautas e as atas serão disponibilizadas no portal eletrônico do TRT-2, até 10 (dez) dias depois de realizada a reunião. § 3° Cabe à UAE diligenciar para que o prazo estabelecido no § 2° deste artigo seja atendido. CAPÍTULO VII DO QUÓRUM DE REUNIÃO E DO QUÓRUM DE VOTAÇÃO Art. 8° Para instalar-se reunião do colegiado, será exigido quórum de metade mais um de seus membros, presente o(a) coordenador(a) ou o(a) vice-coordenador(a). Art. 9° As deliberações do colegiado serão tomadas por maioria simples, considerado o número de membros presentes na reunião. Parágrafo único. Como critério de desempate, considera-se qualificado o voto do(a) coordenador(a). CAPÍTULO VIII DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 10. As menções, em atos vigentes do TRT-2, à Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD e ao Comitê Gestor do Programa Regional de Resgate da Memória do TRT-2 – CGMTRT2 serão consideradas como feitas ao Comitê de Documentação e Memória - CDocMem. Art. 11. Ficam revogados: I - o Ato GP n. 17, de 2 de outubro de 2012; II - o Ato GP n. 25, de 5 de maio de 2021. Art. 12. Este ato entra em vigor na data de sua publicação. Publique-se e cumpra-se. São Paulo, data da assinatura eletrônica. BEATRIZ DE LIMA PEREIRA Desembargadora Presidente do Tribunal Este texto não substitui o original publicado no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho. Fonte: BRASIL. Tribunal Regional do Trabalho (2. Região). Ato GP n. 31, de 8 de maio de 2023. Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho: Caderno Administrativo [do] Tribunal Regional do Trabalho da 2. Região, São Paulo, n. 3717, p. 3-6, 9 maio 2023.