O Ministro RONALDO LEAL, Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que os Tribunais Regionais do Trabalho adotam procedimentos diversos na aplicação do Programa de Gestão Documental;

CONSIDERANDO que é necessário uniformizar a aplicação das normas e procedimentos concernentes ao Programa de Gestão Documental, de acordo com as Leis nºs 8.159/91, 7.627/87, 9.605/98, o Decreto nº 3.179/99, a Resolução nº 7/97 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARq e a Resolução Administrativa do TST nº 744/2000;

CONSIDERANDO que a Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho tem competência para disciplinar os procedimentos relativos a essa matéria e determinar que sejam adotados no âmbito da Justiça do Trabalho,

RESOLVE:

Art. 1º - Os Tribunais Regionais do Trabalho devem instituir no âmbito da sua jurisdição, por meio de resolução, o Programa de Gestão Documental.

Parágrafo único - Entende-se por gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada por meio do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

Art. 2º - Para que o Programa de Gestão Documental atinja o objetivo esperado, recomenda-se o assessoramento de uma comissão permanente - constituída e denominada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - composta por um membro de cada uma das seguintes unidades: Gabinete da Presidência, Corregedoria-Geral, Diretoria-Geral, Diretoria Judiciária, Diretoria Administrativa e Arquivo.

Parágrafo único - Compete à unidade administrativa responsável pelo arquivo coordenar o Programa de Gestão Documental dos Tribunais Regionais do Trabalho e responder pelo funcionamento da comissão permanente de que trata este artigo.

Art. 3º - Formada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a ela competirá elaborar os procedimentos, de acordo com as normas arquivísticas vigentes, relativos à implantação do Programa de Gestão Documental (tabela de temporalidade, plano de classificação, normatização do sigilo da documentação, acesso a documentos).

Art. 4º - Os autos deverão ser separados em findos e não findos e guardados em caixas-arquivo de cor diferente.

Art. 5º - Os Tribunais Regionais deverão propiciar os recursos - na forma indicada na parte final do parágrafo único do art. 1º - para implantar, desenvolver e manter o Programa de Gestão Documental.

Art. 6º - A eliminação de autos findos será decidida pelo Tribunal Pleno após proposta circunstanciada da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, observada a legislação em vigor (art. 2º da Lei nº 7.627/87).

Parágrafo único - O Presidente do Tribunal Regional, para conhecimento dos interessados e possível solicitação de desentranhamento de peças, fará publicar a decisão de eliminação em órgão oficial de imprensa, 2 (duas) vezes, observado o prazo de 60 (sessenta) dias entre uma publicação e outra.

Art. 7º - A transferência do documento de um suporte para outro, com vistas à eliminação, ficará condicionada à adoção de medidas que lhes resguardem a legalidade, conforme prevê a legislação brasileira.

Art. 8º - Os Tribunais Regionais têm 120 (cento e vinte) dias de prazo, a partir da publicação deste provimento, para encaminhar ao Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos/Serviço de Conservação e Arquivo do TST relatório circunstanciado das medidas que tomaram para implantar o Programa de Gestão Documental.

Parágrafo único - Os Tribunais Regionais que já aprovaram a implantação do Programa da Gestão Documental devem também, por relatório, informar a fase em que se encontra a implantação do referido programa.

Art. 9º - Este provimento entrará em vigor na data da publicação.

Publique-se.
Cumpra-se.

Brasília-DF, 6 de dezembro de 2002.

RONALDO LEAL
Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho