A Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que a implantação de adequado processo de gestão documental é dever deste Tribunal e ferramenta indispensável ao resgate e preservação da memória institucional;

CONSIDERANDO que a padronização de critérios é objetivo previsto nas políticas públicas de gestão documental para assegurar a segurança e o acesso à informação;

CONSIDERANDO que a preservação da memória permite o resgate e a disseminação dos conhecimentos e valores que norteiam a atuação da instituição;

CONSIDERANDO que um sistema eficiente de recuperação da informação é ferramenta indispensável ao resgate e preservação da memória,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação Documental no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, que será composta pelos membros do Comitê Gestor do Programa Regional de Resgate da Memória do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região - CGMTRT2, bem como pelos seguintes técnicos oriundos, preferencialmente, do quadro permanente do Tribunal:

I - servidor responsável pela Secretaria de Gestão da Informação Institucional;

II - servidor responsável pela Coordenaria de Gestão Documental e Memória;

III - servidor responsável pela Secretaria da Corregedoria Regional;

IV - bacharel em Arquivologia;

V - bacharel em História;

VI - bacharel em Ciências Políticas e Sociais;

VII - bacharel em Direito;

VIII - servidor da área de tecnologia da informação do Tribunal, preferencialmente bacharel em ciência da computação;

IX - bacharel em Biblioteconomia;

X - bacharel em Administração.

Parágrafo único. A Comissão poderá convidar a participar, provisoriamente, dos trabalhos servidores das unidades referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Art. 2º Incumbe à Comissão Permanente de Avaliação Documental propor à Presidência deste Tribunal as diretrizes a serem utilizadas durante o processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada na instituição de forma que sejam identificados, definidos e aplicados os critérios de valor secundário dos documentos, observada a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justiça do Trabalho (Resolução n. 67/2010 do Conselho Superior da Justiça do Trabalho) e, no que couber, a Tabela de Temporalidade deste Tribunal, bem como as regras contidas nos Manuais de Gestão Documental da Justiça do Trabalho e deste Tribunal.

Parágrafo único. Eventuais ampliações dos prazos de guarda de documentos previstos nas tabelas de temporalidade observadas por este Tribunal serão analisadas pela Comissão Permanente de Avaliação Documental e, posteriormente, encaminhadas à Presidência para as providências que entender cabíveis.

Art. 3º O art. 4º do Ato GP nº 14/2010 passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 4º À Coordenaria de Gestão Documental e Memória compete:

a) observar as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) instituído pelo Conselho Nacional de Justiça, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho decorrentes da Política Nacional de Gestão Documental da Justiça do Trabalho, bem como aquelas estabelecidas pelo Comitê Gestor do Programa Regional de Resgate da Memória deste Tribunal;

b) zelar pela organização, destinação, conservação e acesso ao acervo documental e histórico do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

c) fornecer apoio técnico-arquivístico às unidades judiciárias e administrativas no que tange à organização e descarte/transferência de seus arquivos em fase corrente, bem como à seleção da massa documental acumulada com vistas ao recolhimento ao arquivo permanente;

d) facultar e facilitar aos interessados a consulta e cópia dos documentos de arquivo sob sua guarda, salvo quando houver limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou risco de danos ao suporte dos originais;

e) operacionalizar a política de salvaguarda de memória institucional e recolher os documentos e objetos de interesse histórico existentes  e aqueles que venham a ser produzidos em quaisquer iniciativas promovidas pelos órgãos do Tribunal;

f) fomentar o conhecimento do patrimônio documental e memorial da Instituição por meio da divulgação do acervo, da elaboração de instrumentos que possibilitem a pesquisa histórica e da promoção de atividades culturais de resgate da memória;

g) desenvolver vocabulário controlado ou tesauro como instrumento auxiliar de gestão documental com vistas a uniformizar o tratamento da documentação e agilizar a recuperação da informação, com o auxílio de sistema informatizado que observe, no que couber, o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário para gestão arquivística de documentos - Moreq-Jus (Resolução nº 91/2009 do Conselho Nacional de Justiça);

Art. 4º O Ato GP nº 14/2010 passa a vigorar acrescido do art. 4º-A com a seguinte redação:

“Art. 4º-A A Coordenadoria de Gestão Documental e Memória é constituída de:

I. Seção de Recepção, Logística e Armazenamento Documental;

II. Seção de Consulta e Atendimento;

III. Seção de Destinação Documental;

IV. Seção de Arquivo Histórico e Memória Institucional.

§ 1º À Seção de Recepção, Logística e Armazenamento Documental incumbe:

a) recolher e transportar os documentos judiciais e administrativos em fase intermediária, bem como sua transferência ao Arquivo;

b) recepcionar, conferir e armazenar os documentos, observadas as normas arquivísticas vigentes;

c) Verificar, nos autos recebidos, a existência da lista de verificação para baixa definitiva, devidamente assinada, nos termos previstos na Consolidação das Normas da Corregedoria Regional;

d) atender aos pedidos de desarquivamento formulados pelas unidades judiciais e administrativas;

e) orientar as unidades judiciais e administrativas quanto à organização, de seus arquivos em fase corrente, observadas a Tabela de Temporalidade e as Tabelas Processuais Unificadas.

§ 2º À Seção de Consulta e Atendimento incumbe:

a) buscar e localizar documentos judiciais que se encontram no arquivo intermediário e sua disponibilização ao usuário mediante consulta presencial ou remota;

b) fornecer cópia parcial ou de inteiro teor do documento, observadas as normas definidas pela Presidência e pela Corregedoria Regional;

c) orientar e fiscalizar os usuários quanto à observância dos procedimentos vigentes para a consulta de documentos e obtenção de cópias.

§ 3º À Seção de Destinação Documental, observadas as diretrizes institucionais, incumbe a seleção, a análise e a avaliação do valor secundário dos documentos destinados à guarda permanente aplicando os instrumentos de gestão arquivística, bem como a orientação das unidades judiciais e administrativas quanto ao descarte de seus arquivos em fase corrente.

§ 4º À Seção de Arquivo Histórico e Memória Institucional incumbe:

a) localizar e recolher documentos/imagens e objetos de interesse histórico que se encontrem nas diversas unidades administrativas e judiciárias, bem como aqueles que estejam em poder de terceiros, sendo que com relação a estes as ações objetivarão a reintegração negociada ao acervo do TRT2;

b) catalogar os objetos e imagens recolhidos para formação de museu e organização de acervo iconográfico do TRT2;

c) elaborar vocabulário controlado efetuando sua revisão periódica, com o auxílio de equipe multidisciplinar especialmente designada, observando-se as diretrizes estabelecidas pelo CGMTRT2 para a sua construção;

d) indexar os documentos do acervo histórico utilizando as Tabelas Processuais Unificadas, os demais instrumentos auxiliares;

e) realizar a higienização, recuperação/restauração dos documentos e objetos do acervo histórico cuidando para que estejam corretamente acondicionados e para que sejam mantidos em condições ambientais adequadas, observadas as normas técnicas de tratamento e manuseio documental, notadamente as Recomendações do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

f) promover ações que viabilizem a digitalização dos documentos judiciais e administrativos do acervo histórico, observadas as regras do Moreq-Jus no que for cabível, de modo a possibilitar o acesso por meio de sistema informatizado;

g) promover a investigação dos documentos históricos com vistas à recuperação da memória institucional;

h) prestar suporte técnico ao pesquisador interno ou externo;

i) preparar resenhas históricas para divulgação da memória institucional;

j) elaborar, em conjunto com a Escola Judicial, propostas, programas culturais e educacionais para a disseminação da memória do Tribunal.

Art. 5º A nomenclatura das demais unidades organizacionais identificadas como “Serviço” no Ato GP nº 14/2010 fica alterada para “Coordenaria”, na forma da Resolução CSJT nº 63/2010 e do Ato PR nº 1.232/2012 deste Tribunal.

Art. 6º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as Resoluções GP nºs 02/2005, 04/2006 e demais as disposições em contrário.

Publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 12 de março de 2013.