A DESEMBARGADORA PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO as disposições do Ato GP nº 10/2010 que cria a Assessoria de Cerimonial e Eventos, regulamenta sua atuação e define os procedimentos relativos às atividades protocolares, de cerimonial e relações institucionais no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

CONSIDERANDO as diversas atividades desempenhadas pela área de Cerimonial e Protocolo deste Tribunal e a necessidade de adequar a estrutura existente para que esta se coadune com a demanda institucional e com caráter estratégico que lhe reservado;

CONSIDERANDO a necessidade de atualizar o rol de atribuições instituído pelo Ato GP nº 10/2010;

CONSIDERANDO a denominação padronizada conferida às unidades de apoio administrativo no Anexo VI da Resolução CSJT nº 63/2010,

RESOLVE:

Art. 1º A Assessoria de Cerimonial e Eventos, criada pelo Ato GP nº 10/2010, doravante denominada Secretaria de Cerimonial, Eventos e Relações Institucionais passa a funcionar com duas seções de apoio:

I. Seção de Cerimonial e Protocolo;

II. Seção de Eventos e Relações Institucionais.

Parágrafo único. Ficam mantidas, no que couber, a estrutura e demais competências e atribuições constantes do Ato GP nº 10/2010, para a Secretaria nominada no caput.

Art. 2º À Secretaria de Cerimonial, Eventos e Relações Institucionais compete:

I. prestar assessoramento à Presidência nas atividades de cerimonial e de apoio à Ordem do Mérito Judiciário do Trabalho da 2ª Região;

II. planejar, elaborar, operacionalizar e supervisionar solenidades e eventos institucionais, bem como orientar os participantes acerca do protocolo;

III. organizar, atualizar e informar dados cadastrais a serem utilizados em solenidades e eventos;

IV. avaliar e propor locais para a realização de eventos;

V. acompanhar, quando solicitado, o Presidente do Tribunal, ou seu representante, em visitas, recepções, solenidades e eventos de que participe como convidado, colaborando, no que couber;

VI. atuar na recepção e no acompanhamento de autoridades em visita ao Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

VII. orientar a observância do cerimonial e da ordem de precedência;

VIII. realizar visitas precursoras aos locais nos quais ocorrerão eventos com a participação do Presidente do Tribunal, inteirando-se de todos os detalhes quanto à programação e participantes;

IX. auxiliar autoridades e personalidades participantes de eventos promovidos pelo Tribunal nas questões afetas à hospedagem e transporte, quando for o caso;

X. prestar assistência à Secretaria do Conselho da Ordem do Mérito Judiciário do Trabalho da 2ª Região;

XI. exercer a gestão e fiscalização dos contratos afetos à unidade;

XII. interagir com as áreas de cerimonial e protocolo, ou similares, das instituições que se relacionam com o Tribunal;

XIII. apoiar a realização de eventos de outras instituições quando relacionados ao Tribunal, desde que autorizado pela Presidência;

XIV. zelar pela divulgação das informações necessárias ao bom desempenho das atividades da unidade.

Art. 3º Compete à Seção de Cerimonial e Protocolo:

I. propor o modelo e a correta dinâmica para as cerimônias demandadas ou autorizadas, zelando pela atualidade do protocolo empregado;

II. acompanhar a edição de legislação e normas protocolares;

III. manter atualizado o cadastro de autoridades internas e externas e personalidades, garantindo a atualidade da mala direta da presidência;

IV. propor e desenvolver os modelos de convites, expedindo-os com os registros cabíveis;

V. supervisionar a dinâmica das cerimônias quanto à ordem de precedência; à execução do Hino Nacional e ao correto posicionamento das Bandeiras;

VI. auxiliar a Mesa Diretora nas sessões solenes, sessões especiais, recepções e demais eventos;

VII. propor ações de treinamento que privilegiem a capacitação dos servidores nas competências à unidade.

Art. 4º Compete à Seção de Execução de Eventos e Relações Institucionais:

I. acompanhar e adaptar-se à dinâmica das relações institucionais públicas;

II. providenciar o receptivo de Autoridades e Personalidades;

III. acompanhar, quando solicitado, o Presidente do Tribunal em eventos externos;

IV. preparar as visitas precursoras;

V. atuar em conjunto com a Secretaria de Segurança Institucional nos eventos internos e externos;

VI. elaborar os requisitos e os termos de referência das contratações pretendidas pela unidade, zelando pela fiscalização dos serviços e demais itens contratados, com a certificação de sua execução ou entrega;

VII. coordenar a execução dos serviços e a organização dos preparativos dos espaços físicos para os eventos;

VIII. coordenar programa de visita monitorada;

IX. coordenar as operações relativas a exposições;

X. providenciar a expedição de todas as mensagens afetas as ações protocolares e de cerimonial, observadas as determinações da Presidência do Tribunal;

XI. preparar, quando solicitado, o receptivo e embarque de autoridades que estejam a convite do Tribunal;

XII. atuar nas Cerimônias de instituições externas ao Tribunal, quando assim autorizado;

XIII. propor ações de treinamento que privilegiem a capacitação dos servidores nas competências à unidade.

Art. 5º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial o art. 3º do Ato GP nº 10/2010.

Publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 31 de março de 2014.