Normas do Tribunal

Nome: ATO GP Nº 13/2017
Origem: Gabinete da Presidência
Data de edição: 05/05/2017
Data de publicação: 10/05/2017
Fonte:

DOELETRÔNICO - CAD. ADM - 10/05/2017

Vigência:
Tema:
Regulamenta o Processo Administrativo Virtual - PROAD no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região e dá outras providências.
Indexação:
PROAD; CF; implantação; sistema; processo administrativo; ICP-Brasil; virtual; tramitação; documento; registro; assinatura; certificadora; lei; matrícula; senha; usuário; requerimento; requisição; digitalização; login; credencial; magistrado; servidor; secretaria; coordenadoria; seção; criação; protocolização; ofício; memorando; despacho; decisão; PDF; prazo; arquivo; expediente; legislação; manutenção; rede; equipamento; programa; prorrogação; relatório; data; hora; indisponibilidade; certidão; intranet; DOE; publicação e-mail; notificação; recurso; SAF; comitê; homologação; diretor; apensamento; arquivamento; desarquivamento; juntada; contrato; licitação; predial; TI; gestor; consulta; sanção; civil; criminal.
Situação: EM VIGOR
Observações: Revoga o Ato GP nº 19/2016
Vide Portaria GP nº 22/2018
Alterado pelo Ato GP nº 42/2017


ATO GP nº 13/2017

Regulamenta o Processo Administrativo Virtual - PROAD no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública, preconizados nos artigos 37 da Constituição Federal e 2º da Lei nº 9.784/1999, em especial a celeridade processual proporcionada pelo uso de sistemas informatizados; e

CONSIDERANDO o Acordo de Cooperação Técnica, CCL-CT 96/2015 e PA 012/2015, celebrado entre o Tribunal Regional do Trabalho da 12ª Região e este Regional para promover a implantação e atualização de sistema para tratamento de processo administrativo desenvolvido naquele tribunal;

RESOLVE:

Art. 1º O uso do PROAD - Processo Administrativo Virtual no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região é regulamentado por este Ato.

Parágrafo único. O PROAD - Processo Administrativo Virtual, de uso obrigatório para a criação, registro e tramitação de documentos e processos administrativos, é a ferramenta oficial para suporte do processo virtual na esfera administrativa.

Art. 2º Para efeitos desta norma, considera-se:

I. ASSINATURA COM CERTIFICADO DIGITAL: assinatura em meio eletrônico, que permite aferir a origem e a integridade do documento, baseada em certificado digital, padrão ICP-BRASIL, tipo A-3 ou A-4, emitido por Autoridade Certificadora Credenciada, na forma de lei específica;

II. ASSINATURA ELETRÔNICA: vinculada ao usuário que se identifica inequivocamente com matrícula e senha, é o registro com vistas a firmar determinado documento;

III. ASSUNTOS: tipos de requerimentos, requisições e processos que tramitam administrativamente, destinados a garantir direitos e/ou atender demandas pessoais ou organizacionais;

IV. AUTOS DO PROCESSO ADMINISTRATIVO VIRTUAL: conjunto de documentos digitais que correspondem a todos os atos, termos e informações do processo;

V. DIGITALIZAÇÃO: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado;

VI. DOCUMENTO ELETRÔNICO DIGITAL: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico produzido a partir de um procedimento de digitalização;

VII. LOGIN: credencial de acesso ao sistema que, combinado a uma senha, permitirá o uso do PROAD;

VIII. PARTICIPANTES: toda pessoa física ou unidade organizacional que participa do processo, a exemplo de Magistrado, Servidor, Secretaria, Coordenadoria, Seção;

IX. REQUISIÇÃO DEPARTAMENTAL: é todo assunto que não se trate de interesse pessoal de magistrado ou servidor, e sim de interesse de uma unidade organizacional;

X. UNIDADE COMPETENTE: aquela que detém a atribuição institucional para tratar determinado assunto;

XI. USUÁRIOS: todos os magistrados e servidores, ativos e inativos, cedidos, permutados, requisitados ou em exercício provisório neste Tribunal, os quais possuem login e senha para utilizar os sistemas de informação disponibilizados pelo Tribunal.

Art. 3º Iniciado um processo no PROAD, a ele será atribuído um número único e sequencial, que o acompanhará da fase inicial até a fase recursal, não sendo admitidos pedidos de reconsideração ou recursos por meio físico ou novo pedido.

Parágrafo único. A numeração sequencial será reiniciada a cada novo exercício.

Capítulo 1 - Da Criação, Tramitação e Protocolização de Documentos

Art. 4º Os requerimentos, ofícios, memorandos, despachos, pareceres, decisões e informações em geral, serão criados no PROAD, mediante a utilização do editor de texto disponível no sistema.

§ 1º Na impossibilidade de aplicação dos termos do caput, será admitida a juntada de documentos em formato PDF/A (Portable Document Format para arquivamento de longo prazo).

§ 2º Os requerimentos, requisições e documentos eletrônicos registrados no sistema (inclusive os gerados pelo editor interno) deverão respeitar o limite de 10MB por arquivo.

§ 3º Caso o documento eletrônico esteja ilegível, a unidade responsável pelo processo deverá notificar o participante para que sane o problema no prazo de 5 (cinco) dias, sob pena de arquivamento.

Art. 5º Os expedientes oriundos de pessoas físicas ou jurídicas que não sejam usuárias do PROAD, serão recebidos por meio físico ou eletrônico.

Parágrafo único. Os documentos serão protocolizados, devendo a unidade competente fazer sua inserção no PROAD e certificar a data de seu recebimento.

Art. 6º Em se tratando de requisição pessoal, que exija ciência superior, esta será solicitada pela unidade receptora do processo.

Capítulo 2 - Da Validade dos Documentos e Assinatura Digital ou Eletrônica

Art. 7º Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Ato, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1º Os documentos digitalizados serão assinados com certificado digital e juntados ao processo administrativo virtual tendo a mesma força probante dos originais.

§ 2º Depois de digitalizados, os documentos físicos deverão ser devolvidos ao interessado, para guarda e conservação, até que decaia o direito da Administração de rever o ato administrativo eventualmente praticado.

§ 3º Nos casos em que a legislação exija guarda dos originais físicos por este Tribunal, os mesmos deverão ser remetidos à unidade competente para arquivo em expediente próprio.

§ 4º Documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável deverão ser mantidos em volume apartado pela unidade competente, que certificará no PROAD a sua existência e descreverá sua natureza e conteúdo quando possível.

Art. 8º Atos decisórios, pareceres, informações e outros devem ser assinados exclusivamente mediante o uso de assinatura com certificado digital pela autoridade competente.

Parágrafo único. Despachos de mero expediente ou tramitação podem ser chancelados com a assinatura eletrônica prevista no sistema.

Capítulo 3 - Dos Atos e Prazos

Art. 9º Considerar-se-ão realizados os atos processuais por meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao PROAD.

§ 1º Poderão ser concluídos depois do horário normal de expediente os atos cujo adiamento prejudique o curso regular do procedimento ou cause danos ao interessado ou à Administração.

§ 2º Quando um documento eletrônico for enviado para atender prazo processual, serão considerados tempestivos os transmitidos até as 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do seu último dia.

Art. 10. O início da contagem de prazos no Processo Administrativo Virtual iniciar-se-á com a ciência, na forma dos artigos 15 e 16 deste Ato.

Capítulo 4 - Da indisponibilidade do sistema

Art. 11. O PROAD estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de manutenção do sistema.

Parágrafo único. As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência e realizadas, preferencialmente, entre 0h de sábado e 22h de domingo, ou entre 0h e 6h dos demais dias da semana.

Art. 12. Considera-se indisponibilidade do PROAD a impossibilidade de protocolar novo processo, de consultar processos já protocolados e acessar o processo para tomada de ciência.

§ 1º Não caracterizam indisponibilidade as falhas de transmissão de dados entre os equipamentos dos usuários e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorra de falhas nos equipamentos ou programas dos usuários.

§ 2º Os prazos que vencerem no dia da ocorrência de indisponibilidade de quaisquer dos serviços referidos no caput serão prorrogados para o dia útil seguinte, quando a indisponibilidade for superior a 60 (sessenta) minutos (em qualquer período) ou ocorrer, qualquer que seja o tempo, entre 23h00 e 24h00.

Art. 13. Toda indisponibilidade do PROAD será registrada em relatório de interrupções de funcionamento acessível ao público no sítio do Tribunal, devendo conter, pelo menos, as seguintes informações:

I. Data, hora e minuto de início da indisponibilidade;

II. Data, hora e minuto de término da indisponibilidade; e

III. Serviço que ficou indisponível.

Parágrafo único. O relatório de interrupção contendo a assinatura com certificado digital do responsável pela unidade de tecnologia da informação do TRT, ou a quem este delegar, com efeito de certidão, deverá ser publicado no máximo até às 12h do dia útil seguinte ao da indisponibilidade.

Art. 14. A indisponibilidade previamente programada produzirá as consequências previstas em lei e no presente Ato e será ostensivamente comunicada aos usuários com, pelo menos, 3 (três) dias de antecedência, por meio de notícia na intranet.

Capítulo 5 - Ciência e publicação de Atos decisórios e demais documentos

Art. 15. Atos decisórios que implicarem em concessão de direitos e realização de despesas deverão ser publicados a forma da lei no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho - DEJT ou no Diário Oficial da União, conforme o caso.

Art. 16. Para os atos que dispensem publicação, será dada ciência pessoal via sistema a partir da utilização da funcionalidade que envia, por e-mail, notificação da necessidade de ciência de documentos.

§ 1º A notificação via correio eletrônico de unidades e usuários por meio de opção específica do PROAD terá validade para fins de citação, intimação, providências e ciência, nos termos do § 3º do Art. 26 da Lei Federal nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, não sendo admitida a alegação de desconhecimento ou falta de uso do sistema.

§ 2º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização dos atos elencados no parágrafo anterior, esses poderão ser praticados segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento físico, que deverá ser posteriormente arquivado na unidade responsável pela tramitação.

§ 3º Considerar-se-á realizada a ciência no dia em que o destinatário efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação, certificando-se automaticamente nos autos a sua realização.

§ 4º Nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a intimação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte.

§ 5º A consulta, objeto deste artigo, deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do envio da mensagem eletrônica, sob pena de considerar-se a intimação automaticamente realizada na data do término desse prazo.

§ 6º Nos casos urgentes em que a intimação feita na forma deste artigo possa causar prejuízo a quaisquer das partes o ato processual deverá ser realizado por outro meio que atinja a sua finalidade.

§ 7º Quando se tratar de requisição departamental, a ciência deverá ser ao titular da unidade e seu substituto legal.

Capítulo 6 - Recursos

Art. 17. Os pedidos de reconsideração e recursos serão apresentados pelos interessados nos autos do processo eletrônico em curso, em prazo próprio, por meio de pedido complementar.

Parágrafo único. Recebido o pedido complementar, os autos digitais serão encaminhados à unidade responsável pela análise do recurso.

Art. 18. A unidade responsável pelo assunto deverá acompanhar os prazos recursais.

Parágrafo único. Transcorrido o prazo sem que o interessado tenha interposto a medida cabível, a unidade certificará o fato nos autos e adotará as providências cabíveis.

Capítulo 7 - Do Apensamento, Arquivamento e Desarquivamento

Art. 19. A juntada de um Processo Administrativo Virtual a outro será efetuada com a anexação dos documentos daquele a este.

Art. 20. O eventual desentranhamento de arquivos ou peças do processo administrativo virtual deverá ser devidamente motivado.

Art. 21. A área responsável pelo início do processo deverá arquivá-lo no encerramento.

Art. 21. A área responsável pelo início do processo deverá arquivá-lo no encerramento, após transcorridos todos os prazos recursais e certificação de ciência automática. (Artigo alterado pelo Ato GP nº 42/2017 - DeJT 08/11/2017)

§ 1º Processos de interesse pessoal de magistrados e servidores, após atingida sua finalidade e com os respectivos lançamentos nos sistemas próprios, terão seus os documentos arquivados no Sistema de Assentamentos Funcionais - SAF.

§ 1º. Processos de interesse pessoal de magistrados e servidores, após atingida sua finalidade e com os respectivos lançamentos nos sistemas próprios, terão seus documentos arquivados no Sistema de Assentamentos Funcionais – SAF. (Parágrafo alterado pelo Ato GP nº 42/2017 - DeJT 08/11/2017)

§ 2º Os desarquivamentos deverão ser solicitados diretamente à área responsável pelo arquivamento.

Capítulo 8 - Do Comitê Gestor Regional e o Grupo de Homologação

Capítulo 8 - Do Comitê Gestor Regional, do Grupo de Homologação e do Rol de assuntos
(Redação alterada pelo Ato GP nº 42/2017 - DeJT 08/11/2017)

Capítulo 8 Da Homologação de Versões e do Rol de Assuntos
(Redação alterada pelo Ato GP/VPA nº 01/2019 - DeJT 11/04/2019)

Art. 22. Fica instituído o Comitê Gestor Regional para o sistema PROAD.
(Artigo revogado pelo Ato GP/VPA nº 01/2019 - DeJT 11/04/2019)

§ 1º O Comitê terá caráter permanente e possuirá as seguintes atribuições:

I. Garantir o alinhamento com as estratégias do Comitê Gestor Nacional;

II. Recepcionar sugestões de Magistrados e Servidores e analisá-las sob a ótica do interesse maior, encaminhando às instâncias competentes aquelas que representarem efetiva contribuição para melhoria;

III. Definir regras e solucionar conflitos decorrentes da aplicação do sistema no âmbito do TRT.

§ 2º O Comitê Gestor Regional contará com os seguintes integrantes:

I. Um magistrado designado pela Presidência, também denominado Patrocinador do PROAD;

II. Diretor-Geral da Administração, que acumulará a função de Gestor de Negócios do PROAD;

III. Diretor da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação, que acumulará a função de Gestor Técnico do PROAD;

IV. Diretor da Secretaria de Gestão de Pessoas;

V. Diretor da Secretaria de Processamento e Acompanhamento de Contratos e Licitações; e

VI. Diretor da Secretaria de Infraestrutura, Logística e Administração Predial.

VII. Assessor de Gestão Estratégica e Projetos (Inciso acrescentado pelo Ato GP nº 05/2018 - DeJT 02/03/2018)

Art. 23. Fica instituído o Grupo Homologador do PROAD, que será responsável por realizar os testes e homologação de novas versões, encaminhando ao Presidente que decidirá sobre sua liberação no âmbito do Tribunal.

§ 1º Os titulares das Secretarias programadas para disponibilizarem assuntos no PROAD em 2017 terão 90 (noventa) dias para indicar um representante para integrar o Grupo Homologador, que será nominado em portaria específica;

§ 2º Até a publicação da portaria indicada no parágrafo anterior, a homologação de novas versões será feita pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação, no prazo máximo de 14 (quatorze) dias, podendo esta requisitar o eventual apoio das demais Secretarias do Tribunal nos casos em que julgar conveniente.


Art. 23 A realização de testes e a homologação de novas versões serão feitas pela Secretaria de Gestão Estratégica e Projetos com o apoio da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação deste Tribunal.  (Artigo alterado pelo Ato GP/VPA nº 01/2019 - DeJT 11/04/2019)

§ 1º. Eventuais demandas de alteração do sistema ou dos formulários afetos aos assuntos cadastrados deverão ser encaminhadas à Secretaria de Gestão Estratégica e Projetos, que coletará as informações necessárias a subsidiar a decisão da Presidente ou da autoridade delegada para análise da solicitação.

§ 2º. Sempre que julgarem conveniente, as unidades indicadas no caput poderão solicitar o apoio das demais Secretarias do Tribunal.

Art. 23-A. Após a completa implantação do sistema, a alteração da lista de assuntos em tramitação pelo PROAD dar-se-á quando atingir uma das seguintes condições: (Artigo acrescentado pelo Ato GP nº 42/2017 - DeJT 08/11/2017)

I – Acúmulo de 5 (cinco) ou mais alterações (inclusões e exclusões) de interesse geral;

II – Noventa dias desde a implantação do último grupo de demandas;

III – Mudança normativa que possa causar impacto nas rotinas internas do órgão, mediante aprovação expressa do Comitê Gestor Regional.

§ 1º. Os novos assuntos estarão aptos para implantação após prévia homologação conduzida pela área requisitante.

§ 2º. A efetiva implantação de um novo assunto dar-se-á somente após a elaboração, por parte da área requisitante, da representação gráfica do processo de trabalho (fluxo), bem como do manual/tutorial destinado aos usuários.

§ 3º. A retirada de um assunto do rol de expedientes atendidos pelo sistema se dará mediante aprovação expressa do Comitê Gestor Regional, desde que devidamente instruída com justificativa fundamentada por parte da área requisitante.


Art. 23-A O acréscimo de novos assuntos ao PROAD deve ser solicitado pela área responsável por meio do próprio sistema (VPA - Solicitação de cadastro de novo assunto no PROAD), mediante a apresentação da representação gráfica do processo de trabalho, manual/tutorial destinado aos usuários e análise da necessidade de alteração de normativos internos que tratem do referido assunto. (Artigo alterado pelo Ato GP/VPA nº 01/2019 - DeJT 11/04/2019)

§ 1º. A efetiva implantação do novo assunto dar-se-á com a observância das seguintes etapas:

I – Homologação pela área requisitante em ambiente de testes;

II – Autorização da Presidente ou autoridade delegada;

III – Implantação no ambiente de produção, publicação de alteração do normativo respectivo, se for o caso, e concomitante divulgação pela Secretaria de Comunicação Social.

§ 2º. A retirada de assuntos do rol de expedientes deve ser igualmente solicitada pelo PROAD (VPA – Solicitação de exclusão de assunto do PROAD), instruída com justificativa fundamentada e estará sujeita à aprovação na forma do inciso II do § 1º deste artigo.

§ 3º. A lista de assuntos que tramitam com a utilização do PROAD estará disponibilizada no próprio sistema e nas abas Requerimentos Pessoais e Requerimentos Departamentais constante da página da Intranet, que trazem as informações referentes ao sistema, sendo dispensada a publicação de portaria a cada mudança.

Capítulo 9 - Disposições transitórias

Capítulo 9 - Do Acesso ao PROAD pelos Usuários Externos
(Redação alterada pelo Ato GP/VPA nº 01/2019 - DeJT 11/04/2019)

Art. 24. As áreas responsáveis pelos temas dos processos administrativos virtuais deverão revisar seus normativos em até 150 (cento e cinquenta) dias.

Art. 24. O acesso ao PROAD pelos usuários externos será realizado por meio de login e senha, após o cadastro prévio, sendo que as pessoas jurídicas poderão acessar o sistema com o cadastro de seu representante legal. (Artigo alterado pelo Ato GP/VPA nº 01/2019 - DeJT 11/04/2019)

§ 1º. O cadastro prévio será realizado pela Secretaria de Gestão Estratégica e Projetos, mediante solicitação das áreas administrativas deste Tribunal, que deverão informar o nome completo, CPF e e-mail dos usuários externos.

§ 1º. O cadastro prévio será realizado pela secretaria da área administrativa onde tramita o processo administrativo, que registrará o nome completo, CPF e e-mail do usuário externo no PROAD. (Parágrafo alterado pelo Ato GP/VPA nº 02/2019 - DeJT 14/06/2019)

§ 2º. A assinatura de documentos pelos usuários externos, restrita aos documentos compartilhados com eles por usuários internos, será exclusivamente digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), considerada válida para todos os efeitos legais.

§ 3º. O usuário interno poderá definir o prazo de visualização do documento compartilhado na forma do parágrafo anterior e o prazo para sua assinatura, os quais ficarão indicados no PROAD.

 Art. 25. Até que o PROAD esteja totalmente implantado, a lista de expedientes e processos que serão atendidos pelo sistema será regulamentada por portaria específica, periodicamente atualizada, à vista da implementação de novos assuntos.


Art. 25. O cadastro, como usuário externo do PROAD, do representante legal das pessoas jurídicas contratantes com o Tribunal poderá ser exigido nos contratos, editais, acordos e similares. (Artigo alterado pelo Ato GP/VPA nº 01/2019 - DeJT 11/04/2019)

Parágrafo único. O acesso dos usuários externos ao PROAD permitirá a visualização e a assinatura eletrônica de documentos e se dará na página deste Tribunal na Internet, no menu ‘Processos’.

Capítulo 10 - Disposições finais

Art. 26. Caberá ao interessado o acompanhamento da tramitação de seus documentos.

Art. 27. Ao responsável de cada unidade compete o efetivo controle da tramitação dos documentos realizada pelos seus subordinados, no menor tempo possível.

Parágrafo único. Os gestores de unidades organizacionais são os únicos responsáveis por atribuir permissões para que servidores atuem nos processos da área, devendo manter constantemente atualizada a lista de permissões atribuídas.

Art. 28. O processo administrativo virtual estará disponível para vista dos autos ou consulta pelos usuários e interessados.

§ 1º Nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos participantes.

§ 2º A atribuição de sigilo nos documentos constantes do PROAD é de responsabilidade do usuário que o inserir no processo, observados os critérios estabelecidos no Ato GP nº 30/2014 e normativos que regem a matéria;

§ 3º Os interessados externos poderão ter acesso ao processo administrativo virtual mediante formalização de pedido de vistas, cabendo à unidade onde se encontra o expediente efetuar a disponibilização do seu conteúdo no formato PDF/A (Portable Document Format).

Art. 29. O uso inadequado do sistema que cause prejuízo aos interessados ou ao Tribunal está sujeito à apuração de responsabilidade e à aplicação de sanções administrativas, sem prejuízo de eventual sanção civil ou criminal.

Art. 30. Ficam convalidados os atos praticados por meio eletrônico no PROAD até a data de publicação deste Ato, desde que atingida sua finalidade.

Art. 31. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal.

Art. 32. Este ato entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial o Ato GP nº 19/2016.

Publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 5 de maio de 2017.


(a)WILSON FERNANDES
Desembargador Presidente do Tribunal


DOELETRÔNICO - CAD. ADM. - 10/05/2017


Secretaria de Gestão Jurisprudencial, Normativa  e Documental.