Ato GP nº 70/2018

ATO GP Nº 70/2018

Define a nova nomenclatura e estrutura da Assessoria de Gestão Estratégica e Projetos.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a importância do Planejamento Estratégico Institucional e a necessidade do estabelecimento de processos que propiciem a execução do plano respectivo e seu acompanhamento;

CONSIDERANDO a abrangência das atividades relacionadas ao Planejamento Estratégico Institucional que incluem, dentre outras, a gestão de projetos, a gestão de processos e as demais questões relacionadas à governança, riscos e compliance;

CONSIDERANDO as demandas institucionais existentes e a necessidade de lhes conferir o devido tratamento com a utilização das melhores práticas relacionadas ao gerenciamento de projetos;

CONSIDERANDO os projetos nacionalmente estabelecidos no âmbito da Justiça do Trabalho, de que são exemplo o Processo Judicial Eletrônico (PJe), o Sistema de Gestão Integrado de Pessoas (SIGEP) e o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);

CONSIDERANDO as demandas e os compromissos assumidos nacionalmente por este Regional para realizar o desenvolvimento, manutenção e suporte aos Sistemas Nacionais, o que exige o estabelecimento de estrutura organizacional capacitada e organizada adequadamente;

CONSIDERANDO o caráter estratégico dos principais sistemas nacionais e sua relação direta com a governança institucional,

RESOLVE:

Art. 1º. À Assessoria de Gestão Estratégica e Projetos, doravante denominada Secretaria de Gestão Estratégica e Projetos compete:

Art. 1º À Secretaria de Governança e Gestão Estratégica compete: (Redação dada pelo Ato n. 17/GP, de 16 de fevereiro de 2024)

a. prestar assessoramento técnico ao Tribunal nas atividades relacionadas ao planejamento estratégico institucional, à elaboração e ao acompanhamento do plano respectivo, à gestão de projetos, à gestão de processos e às demais questões relacionadas à governança, riscos e compliance (GRC);

b. realizar o levantamento e análise dos dados estatísticos do Tribunal, visando à construção de indicadores de desempenho que auxiliarão no processo decisório e na definição e controle das ações e metas institucionais;

c. monitorar os resultados da prestação jurisdicional para auxiliar na verificação de sua efetividade;

d. zelar pela divulgação dos dados, resultados e ações institucionais, garantindo transparência e confiabilidade;

e. garantir que as ações e projetos estratégicos ocorram em conformidade com o planejamento institucional, auxiliando na avaliação dos resultados e proposição de melhorias ou novos encaminhamentos.

f. promover a integração das áreas envolvidas nos projetos e ações institucionais, zelando pela ampla representatividade;

g. garantir a adequada institucionalização e tratamento das demandas decorrentes dos projetos nacionais, sejam estes coordenados pelo próprio Tribunal ou recepcionados em função de normatização oriunda de Órgão Superior;

h. garantir a existência de um sistema efetivo de gestão de riscos, com vistas ao estabelecimento de níveis adequados e aceitáveis;

i. zelar para que as ações da Instituição estejam em conformidade com os normativos e com a legislação vigente.

Parágrafo único. A Secretaria de Gestão Estratégica passa a funcionar com a seguinte estrutura:

Parágrafo único. A Secretaria de Governança e Gestão Estratégica passa a funcionar com a seguinte estrutura: (Redação dada pelo Ato n. 17/GP, de 16 de fevereiro de 2024)

I. Coordenadoria de Governança e Projetos;

II. Coordenadoria de Estatística e Gestão de Indicadores; (Inciso revogado pelo Ato GP nº 24/2020 - DeJT 13/10/2020)

III. Coordenadoria de Projetos Nacionais;

IV. Coordenadoria de Apoio à Utilização dos Sistemas Judiciais Eletrônicos. (Inciso revogado pelo Ato GP nº 24/2020 - DeJT 13/10/2020)

Art. 2º. À Coordenadoria de Governança e Projetos compete auxiliar a Instituição a estabelecer mecanismos de liderança, estratégia, controle e transparência que permitam o monitoramento do Órgão e a otimização de resultados, inclusive por meio da adoção de boas práticas. São suas atribuições:

a. subsidiar a Secretaria de Gestão Estratégica e Projetos, bem como a Alta Administração nos processos de definição e gestão do planejamento estratégico institucional;

a. subsidiar a Secretaria de Governança e Gestão Estratégica, bem como a Alta Administração nos processos de definição e gestão do planejamento estratégico institucional; (Redação dada pelo Ato n. 17/GP, de 16 de fevereiro de 2024)

b. monitorar os riscos institucionais e direcionar as ações de gestão de forma a mantê-los dentro dos níveis aceitáveis;

c. atuar para viabilizar a institucionalização de processos visando o uso adequado dos recursos públicos sob o ponto de vista da garantia e manutenção dos princípios da legitimidade, da responsabilidade, da eficiência, da probidade, da transparência e da conformidade, definindo papéis, responsabilidades dentro dos limites de poder e de autoridade estabelecidos;

d. institucionalizar políticas que regulamentem o uso das informações institucionais, bem como o acesso a elas; e

d. gerir a política e a metodologia de gerenciamento de projetos institucionais aprovada pelo Comitê de Planejamento e Gestão Participativa zelando pela padronização e regulamentação de procedimentos; (Redação dada pelo Ato n. 17/GP, de 16 de fevereiro de 2024)

e. avaliar o desempenho e a conformidade da organização, mantendo um balanceamento adequado entre estes.

e. gerir a política e a metodologia de gerenciamento de processos institucionais aprovada pelo Comitê de Planejamento e Gestão Participativa. (Redação dada pelo Ato n. 17/GP, de 16 de fevereiro de 2024)

Art. 3º. Vinculam-se à Coordenadoria de Governança e Projetos:

I. Seção de Processos e Projetos;

II. Seção de Riscos e Compliance.

§1º. Compete à Seção de Processos e Projetos auxiliar na definição de processos que racionalizem o uso dos recursos institucionais com a maximização dos benefícios obtidos e redução do custo operacional, bem como apoiar a gestão dos projetos institucionais garantindo seu alinhamento com as metas definidas. Suas atribuições compreendem:

a. realizar o mapeamento dos principais processos de trabalho do Órgão, identificando as suas possíveis melhorias e planejando sua implementação;

b. fomentar a difusão de boas práticas;

c. identificar, especificar, planejar e gerir os projetos que auxiliem o Órgão no cumprimento da estratégia institucional, facilitando sua elaboração e condução em todas as fases;

d. gerir a política e a metodologia de gerenciamento de projetos institucionais aprovada pelo Comitê de Planejamento e Gestão, zelando pela padronização e regulamentação de procedimentos;

e. gerir a política e a metodologia de gerenciamento de processos institucionais aprovada pelo Comitê de Planejamento e Gestão.

§2º. Compete à Seção de Riscos e Compliance apoiar a Administração para manter a atuação do órgão em conformidade com os normativos e legislação vigentes, bem como manter os riscos institucionais dentro de níveis aceitáveis para garantir o funcionamento institucional. Tem as seguintes atribuições:

a. avaliar e mapear o alinhamento dos processos e produtos aos normativos vigentes, padrões e boas práticas inerentes à gestão da administração pública;

b. identificar e promover ações com vistas à garantia da conformidade do Órgão aos normativos e à legislação vigente;

c. identificar, avaliar, monitorar e gerir os riscos institucionais de modo a garantir sua manutenção em níveis aceitáveis pela organização; e

d. definir a política e as diretrizes para a gestão dos riscos institucionais.

Art. 4º. À Coordenadoria de Estatística e Gestão de Indicadores compete o acompanhamento do desempenho institucional de forma sistêmica, à luz dos recursos disponíveis para que a Instituição execute suas atividades, mediante a validação, a extração, o preparo e a divulgação dos dados estatísticos. Suas atribuições compreendem:

Art. 4º À Coordenadoria de Estatística compete o acompanhamento do desempenho institucional de forma sistêmica, à luz dos recursos disponíveis para que a Instituição execute suas atividades, mediante a validação, a extração, o preparo e a divulgação dos dados estatísticos. Suas atribuições compreendem: (Redação dada pelo Ato n. 17/GP, de 16 de fevereiro de 2024)

a. desenvolver, monitorar e analisar os indicadores de desempenho para avaliar o cumprimento de objetivos e metas institucionais e dos órgãos superiores;

b. elaborar estudos que possam auxiliar os órgãos dirigentes no processo decisório;

c. acompanhar e divulgar os resultados institucionais e a produtividade dos magistrados com a observância dos normativos vigentes;

d. acompanhar o crescimento da demanda institucional com vistas a subsidiar a criação e instalação de novas varas, bem como o incremento do quadro de servidores e magistrados;

e. promover o acompanhamento dos controles estabelecidos pela Corregedoria Regional para as Varas do Trabalho;

f. zelar, em conjunto com a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal, pelo acompanhamento dos dados extraídos dos sistemas informatizados para que estes espelhem a realidade institucional;

g. comunicar inconsistências verificadas nos dados extraídos dos sistemas informatizados aos órgãos diretivos competentes para viabilizar sua correção e/ou evitar sua recorrência;

h. elaborar o Relatório Geral Anual das atividades do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região e o Planejamento da Produção Jurisdicional, de acordo com as disposições regimentais vigentes;

i. elaborar o anuário “TRT2 em Números” com informações jurídicas e administrativas relativas ao Tribunal.

Art. 5º. A Coordenadoria de Estatística e Gestão de Indicadores é constituída por:

Art. 5º A Coordenadoria de Estatística é constituída por: (Redação dada pelo Ato n. 17/GP, de 16 de fevereiro de 2024)

I. Seção de Acompanhamento da Estatística Judiciária de 1º grau;

II. Seção de Acompanhamento da Estatística Judiciária de 2º grau e Administrativa;

III. Seção de Gestão de Indicadores Institucionais.

§1º. À Seção de Acompanhamento da Estatística Judiciária de 1º grau incumbe:

a. validar, extrair, pesquisar e analisar os dados estatísticos dos Órgãos de 1ª instância, zelando pelo seu encaminhamento aos Órgãos superiores, com a observância dos normativos vigentes;

b. zelar, em conjunto com as Varas do Trabalho e a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações, pela qualidade dos dados estatísticos de 1º grau constantes dos sistemas eletrônicos de captação;

c. publicar no sítio do Tribunal as informações exigidas nos normativos vigentes;

d. publicar no sítio do Tribunal as tabelas de movimentação processual das Varas do Trabalho;

e. subsidiar a Coordenadoria de Estatística com informações relativas aos sistemas judiciários de 1º grau para a elaboração do Relatório Anual de Atividades e do anuário “TRT2 em Números”;

f. extrair, apurar e fornecer informações relativas ao 1º grau para o público externo;

g. extrair e publicar mensalmente as informações de produtividade e pendências dos juízes de 1º grau;

h. extrair, compilar e fornecer à Corregedoria Regional informações de produtividade relativas à promoção, remoção, permuta de juízes do Trabalho;

i. extrair, compilar e fornecer informações para auxiliar a Corregedoria Regional a realizar a correição nas Varas do Trabalho.

§2º. Compete à Seção de Acompanhamento Estatístico de 2º grau e Administrativa:

a. validar, extrair, pesquisar e analisar os dados estatísticos dos Órgãos de 2ª instância, zelando pelo seu encaminhamento aos Órgãos superiores, com a observância dos normativos vigentes;

b. zelar em conjunto com os Gabinetes, as Turmas, as Seções Especializadas e a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações pela qualidade dos dados estatísticos de 2º grau constantes dos sistemas eletrônicos de captação;

c. publicar no sítio do Tribunal as informações exigidas nos normativos vigentes;

d. publicar no sítio do Tribunal as tabelas de movimentação processual das Turmas e Seções Especializadas;

e. subsidiar a Coordenadoria de Estatística com informações relativas aos sistemas judiciários de 2º grau e administrativos para a elaboração do Relatório Anual de Atividades e do anuário “TRT2 em Números”;

f. extrair, apurar e fornecer informações relativas ao 2º grau para o público externo;

g. extrair e publicar mensalmente as tabelas relativas à produção dos desembargadores, de acordo com a legislação vigente;

h. extrair, compilar e fornecer os dados relativos à produção dos juízes convocados participantes dos processos de promoção ao cargo de desembargador;

i. extrair, compilar e analisar os dados relativos à estrutura administrativa e seu desempenho, com vistas a auxiliar a Administração na definição do quantitativo e direcionamento do quadro de servidores e magistrados, bem como na avaliação dos processos de trabalho empregados à luz da produção verificada e dos tempos apurados.

§3º. À Seção de Gestão de Indicadores Institucionais compete:

a. auxiliar da definição, mensuração, apresentação e divulgação dos indicadores do Plano Estratégico Institucional do Tribunal;

b. coletar, compilar e alimentar os sistemas do Conselho Nacional de Justiça com os indicadores mínimos do Plano de Logística Sustentável, com os dados relativos às Metas Nacionais definidas para o Judiciário, com valores relativos ao Módulo de Produtividade, instituído pela Corregedoria Nacional de Justiça e quaisquer outros dados solicitados;

c. mensurar, acompanhar e divulgar os indicadores do Plano Estratégico da Justiça do Trabalho, registrando-os no Sistema de Gestão Estratégica da Justiça do Trabalho - SIGEST ou outro que venha a substituí-lo;

d. realizar os estudos e pesquisas demandados pelos órgãos dirigentes;

e. planejar, aplicar e avaliar os resultados das pesquisas de satisfação realizadas no Tribunal.

Art. 6º. À Coordenadoria de Projetos Nacionais compete atuar para institucionalizar e tratar as demandas afetas aos projetos nacionais, sejam estes coordenados pelo próprio Tribunal ou recepcionados em função de normatização oriunda de Órgão Superior. Tem as seguintes atribuições:

a. manter a interlocução entre os partícipes para garantir o cumprimento das ações decorrentes dos projetos nacionais;

b. mapear e gerir as ações necessárias para a institucionalização das demandas relacionadas aos projetos nacionais;

c. estabelecer e gerir equipe voltada à coordenação dos projetos nacionais delegados ao Órgão; e

d. monitorar a condução dos projetos nacionais delegados ao Órgão.

Art. 7º. A Coordenadoria de Projetos Nacionais é constituída por:

I. Seção de Requisitos de Negócio e Validação Funcional;

II. Seção de Suporte aos Sistemas Nacionais.

§1º. Compete à Seção de Requisitos de Negócio e Validação Funcional:

a. identificar, mapear e especificar as regras de negócio necessárias ao adequado funcionamento institucional dos sistemas nacionais;

b. priorizar as necessidades de negócio mapeadas em relação as suas relevâncias, aos benefícios almejados e aos aspectos legais;

c. monitorar a implementação dos requisitos em conformidade com os planos estabelecidos;

d. homologar produtos entregues à luz dos requisitos estabelecidos; e

e. planejar e gerir a implantação das regras de negócio estabelecidas e homologadas.

§2º. A seção de Suporte aos Sistemas Nacionais tem as seguintes atribuições:

a. manter o nível do serviço dos produtos relacionados às demandas nacionais em patamar aceitável às necessidades de negócio, de forma que não haja prejuízo nas operações em razão de eventuais falhas.

b. dimensionar a estrutura organizacional de suporte em proporção suficiente para o cumprimento do nível de serviço adequado às operações;

c. prestar o atendimento aos incidentes reportados de modo a restabelecer, dentro dos prazos acordados, a operação normal das rotinas a eles relacionadas;

d. definir, sob o ponto de vista de negócio, soluções de contorno para situações de falhas de sistema já conhecidas e ainda não sanadas; e

e. mapear as correções de sistema e demandá-las às unidades responsáveis;

f. capacitar técnicos das áreas de negócio dos demais Tribunais para a implantação e construção dos sistemas nacionais sob a responsabilidade do Regional, de acordo com o plano e cronograma de treinamento a ser elaborado em conjunto com os interessados.

Art. 8º. À Coordenadoria de Apoio à Utilização dos Sistemas Judiciais Eletrônicos compete auxiliar os magistrados e servidores a utilizar os sistemas judiciais eletrônicos, observados os procedimentos definidos institucionalmente e as regras nacionalmente fixadas.

Art. 9º. A Coordenadoria de Apoio à Utilização dos Sistemas Judiciais Eletrônicos é constituída de:

I. Seção de Orientação aos Usuários Internos de 1º Grau;

II. Seção de Orientação aos Usuários Internos de 2º Grau.

Parágrafo único. Compete às Seções definidas acima, observado o grau de atuação:

a. prestar apoio aos magistrados e servidores na utilização do sistema PJe e na observância dos fluxos de trabalho estabelecidos;

b. orientar magistrados e servidores quanto aos procedimentos institucionalmente definidos a serem adotados no sistema PJe para garantir a qualidade dos registros estatísticos constantes do sistema e-Gestão;

c. encaminhar à Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações, para as providências cabíveis, os problemas reportados que exijam suporte técnico;

d. prestar suporte aos servidores dos Centros Integrados de Apoio Operacional quanto à utilização das funcionalidades do sistema pelos usuários externos;

e. coordenar, em conjunto com a Escola Judicial deste Tribunal, as atividades dos instrutores/multiplicadores responsáveis pela capacitação de servidores, bem como planejar a infraestrutura necessária;

f. acompanhar a homologação das novas versões dos sistemas judiciais eletrônicos verificando, em conjunto com a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações, sua operacionalidade antes da implantação definitiva;

g. elaborar, em conjunto com a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações, roteiros relativos às atualizações recebidas a cada versão, para ampla divulgação nos meios cabíveis, com especial atenção para aquelas que demandem mudança procedimental;

h. prestar apoio na organização e atualização de Manuais relacionados aos sistemas Judiciais;

i. preparar conteúdo para a elaboração de material informativo e de divulgação em conjunto com as demais áreas responsáveis pela divulgação de informações técnicas;

j. atualizar a compilação de perguntas frequentes sobre a utilização do PJe (FAQ), organizando-as para divulgação de forma a permitir o rápido acesso aos interessados.

Art. 10. Ficam revogadas as disposições em contrário. A alteração da Consolidação dos Atos da Estrutura Organizacional deste Tribunal será definida em ato próprio.

Art. 11. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

São Paulo, 04 de dezembro de 2018.

RILMA APARECIDA HEMETÉRIO
Desembargadora Presidente do Tribunal

DeJT - TRT 2ª REGIÃO - CAD. ADM. - 05/12/2018
DeJT - TRT 2ª REGIÃO - CAD. ADM. - 19/12/2018 (Republicação por erro material)