Normas
do Tribunal
Nome: |
PORTARIA
GP/VPA/CR Nº 01/2019
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Origem: |
Gabinete da Presidência/
Gabinete da Vice-Presidência Administrativa/ Corregedoria Regional
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Data de
edição: |
14/10/2019
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Data de
disponibilização: |
15/10/2019
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Fonte:
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DeJT- CAD. ADM - 15/10/2019
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Vigência: |
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Tema: |
Estabelece plano de trabalho para virtualização
do saldo remanescente de processos físicos em tramitação
nas unidades judiciárias de 1º grau deste Tribunal.
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Indexação: |
CCLE; PJe; autos; virtualização;
SAP; 1º grau; cadastramento.
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Situação: |
EM VIGOR
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Observações: |
Revoga as
Portarias GP/VPA
n° 02/2019 e GP/CR
nº 02/2017
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PORTARIA GP/VPA/CR Nº 01/2019
Estabelece plano de trabalho
para virtualização do saldo remanescente de processos físicos
em tramitação nas unidades judiciárias de 1º
grau deste Tribunal.
A PRESIDENTE, A VICE-PRESIDENTE
ADMINISTRATIVA E O CORREGEDOR DO TRIBUNAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO,
no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO os resultados atingidos pelos projetos em andamento para
a virtualização de autos físicos, que resultaram na
digitalização de mais de 15 mil processos nos últimos
três meses, bem como os objetivos e prazos estabelecidos pelo Provimento
CGJT nº 2/2019;
CONSIDERANDO
a contratação de empresa especializada para digitalização
em larga escala de autos judiciais, cujos serviços serão
prestados até a data-limite de 31 de dezembro de 2019;
CONSIDERANDO a iminente desativação dos sistemas de acompanhamento
processual nos quais tramita o legado de processos físicos (SAP1
e SAP2), prevista para ocorrer no início de 2020;
CONSIDERANDO as restrições orçamentárias
previstas para 2020 no âmbito da Justiça do Trabalho, que
poderão inviabilizar a continuidade de gastos afetos à digitalização,
e o fato de a estratégia de virtualização possibilitar
a redução de custos com a movimentação e armazenamento
de processos físicos,
RESOLVEM:
Art. 1º. Determinar a conversão obrigatória
para o meio eletrônico de todos os processos físicos tramitando
nas unidades judiciárias de 1° grau, mediante inclusão
dos seus arquivos digitais no PJe.
§ 1º. A retirada dos autos nas Secretarias das Varas e sua
digitalização serão realizadas pela Coordenadoria
de Gestão Documental, em observância ao plano de trabalho e
procedimentos estabelecidos nesta norma.
§ 2º. É obrigatória a conversão ao meio
eletrônico dos processos nas fases de liquidação e
execução, incluídas as execuções fiscais
e as cartas de sentença em tramitação que possuam
numeração própria, bem como aqueles ainda na fase
de conhecimento que não tenham sido anteriormente remetidos pelas
Secretarias das Varas para digitalização.
§ 3º. Após as datas definidas no Anexo I, os processos
em carga deverão ser encaminhados para digitalização
tão logo retornem, mediante solicitação de retirada
encaminhada para o e-mail digitalizacao@trtsp.jus.br.
§ 4º. Os agravos somente serão convertidos ao PJe na
qualidade de peças e volumes encartados ao processo principal, que
obrigatoriamente deverá ser enviado para digitalização.
§ 5º. Os apensos, juntados na contracapa dos autos ou assim
identificados na capa, não serão digitalizados.
§ 6º. Os processos arquivados provisoriamente, bem como as
Cartas Precatórias, não serão digitalizados nesta
etapa e, por conseguinte, permanecerão nas Secretarias das Varas
até a publicação de ato normativo dispondo sobre a
forma em que se dará a migração de sua tramitação
para o meio eletrônico.
§ 7º. Os volumes de documentos dos processos não deverão
ser encaminhados para digitalização, permanecendo nas unidades
de origem até o arquivamento do processo convertido.
Art. 2º. O envio, à Coordenadoria de Gestão Documental,
de processos e volumes enquadrados nos §§ 6º e 7º do
artigo anterior ou a inobservância do disposto §§ 4º
e 5º resultará na devolução dos autos às
Secretarias das Varas.
DA LOGÍSTICA DE RETIRADA DOS AUTOS NAS SECRETARIAS
Art. 3º. A retirada dos autos físicos nas Varas do Trabalho
foi definida observando a disponibilidade de veículos de transporte
de documentos a serviço da Coordenadoria de Gestão Documental
e a capacidade de produção diária da digitalização
dos processos.
§ 1º. As datas de retirada dos processos em cada uma das Secretarias
das Varas estão expressamente indicadas no Anexo I da presente Portaria,
sendo que:
a) Nas Varas com saldo igual ou inferior a 700 processos, a retirada
dos autos ocorrerá em um único dia;
b) Nas demais Secretarias, as retiradas ocorrerão em dois ou três
dias, observando-se a quantidade mínima de 700 processos por retirada.
§ 2º. Nos dias agendados, o acesso da equipe de retirada dos
autos às dependências das Secretarias deverá ser franqueado
a partir das 9 horas da manhã, sendo que os seus trabalhos serão
acompanhados pelos diretores, assistentes ou servidores da unidade.
DA PREPARAÇÃO DOS AUTOS PARA A DIGITALIZAÇÃO
Art. 4º. No primeiro dia útil após a publicação
desta norma, a Coordenadoria de Gestão Documental encaminhará
às Secretarias das Varas, via mensagens de correio eletrônico,
listagens individualizadas com a indicação dos processos
aptos a serem digitalizados, baseadas nos dados extraídos da plataforma
e-Gestão em 13 de outubro de 2019.
§ 1º. O intuito do envio das listagens às Varas é
meramente dirimir eventuais dúvidas e facilitar a triagem dos autos
físicos a serem remetidos para digitalização.
§ 2º. Os volumes principais dos processos devem ser unidos
com elástico e amarrados com fitilho, de maneira a proporcionar
o seu transporte adequado ao local da digitalização.
Art. 5º. Nos dias estabelecidos para retirada, os processos devem
estar disponíveis em sua totalidade nas Varas com estoque igual
ou inferior a 700 processos. Nas demais Secretarias, nas quais a retirada
será realizada em dois ou mais dias, a depender do saldo de processos,
a transferência mínima de 700 processos para digitalização
por viagem/dia deverá ser franqueada e garantida.
Parágrafo Único. A transferência de quantidade superior
a 700 processos por Vara não está contemplada no planejamento
logístico, excetuados os casos limítrofes em que a Vara supera
o limite estabelecido em poucas unidades.
Art. 6º. Para a preparação dos autos, os prazos processuais
e o atendimento ao público serão suspensos nas Varas, de
acordo com o cronograma definido no Anexo II, ficando estabelecido 1 (um)
dia de suspensão prévia a cada data agendada para retirada
de autos.
§ 1º. Ficam mantidas as audiências designadas e o atendimento
dos casos urgentes.
§ 2º. Os prazos processuais dos autos encaminhados para digitalização
ficarão suspensos até a publicação do edital
de conversão que fixará o prazo de 30 (trinta) dias para o
cadastramento do advogado.
§ 3º Decorrido o prazo estabelecido no parágrafo anterior
ou cadastrado o advogado, a vara deverá retomar a tramitação
do feito com a observância dos atos anteriormente praticados.
Art. 7º. Recomenda-se às Varas que identifiquem, na listagem
recebida para controle de processos aptos a digitalização
ou outra que entendam apropriada, a tarefa em que cada processo deverá
ter a tramitação retomada no PJe para facilitar a organização
posterior à conversão.
DA FACULDADE DE CADASTRAMENTO DOS PROCESSOS NO FORMULÁRIO
Art. 8º. O cadastramento dos processos a serem digitalizados PODERÁ
ser realizado pelas Varas no formulário do Módulo de Conversão
SAP1 PJe, item "Projeto de Virtualização de Autos - 2019",
disponível na aba “Sistemas” da Intranet, com a indicação
da fase processual que será iniciada no PJe e a quantidade de volumes
principais.
§ 1º. Os processos incluídos no formulário do
módulo de conversão serão automaticamente relacionados
em mensagem eletrônica, cuja cópia será enviada à
Secretaria da Vara respectiva, informando a quantidade de volumes, a fase
processual selecionada e os nomes de partes e patronos constantes do SAP1
e da Receita Federal.
§ 2º. O cadastramento dos processos no formulário indicado
no caput dispara de maneira automática os registros de envio
para digitalização no SAP1, na forma prevista no art. 10 da
Portaria
GP/VPA nº 01/2019.
§ 3º. A FALTA DE PREENCHIMENTO prévio do formulário
pelas Varas NÃO OBSTARÁ OS TRABALHOS DE RETIRADA, digitalização
dos processos e a execução das rotinas automáticas,
porém implicará na assunção da fase processual
constante da listagem extraída do e-Gestão, mencionada no
caput do artigo 4º da presente norma, para fins
de migração da tramitação para o PJe, sendo que,
nessa circunstância, a mensagem eletrônica indicada no §
1º será enviada às Secretarias no ato do cadastramento
dos processos no sistema de controle de digitalização, gerido
pela Coordenadoria de Gestão Documental.
§ 4º. A fase processual, indicada na forma do caput
deste artigo ou presumida de acordo com as listas do e-Gestão nos
termos do parágrafo anterior, não poderá ser corrigida
na versão atual do PJe, após a migração automática
do processo para o meio eletrônico.
§ 5º. Caso a Vara ainda tenha processos remanescentes na fase
de conhecimento, considerando as tarefas que lhe são afetas, recomenda-se
seu encaminhamento com o preenchimento do formulário, em face do
disposto no parágrafo anterior.
DA DIGITALIZAÇÃO DOS AUTOS
Art. 9º. A versão digital dos processos NÃO TERÁ
OS ARQUIVOS INDEXADOS com os nomes das peças processuais.
Parágrafo único. Cada processo será disponibilizado
em formato PDF, na ordem sequencial numérica de folhas, com o particionamento
dos arquivos que excedam o tamanho de 3MB, quando necessário.
Art. 10. Os processos serão digitalizados em sua íntegra,
na ordem de folhas, quantidade de volumes e estado em que forem disponibilizados
pelas Secretarias das Varas.
§ 1º. As peças de processos em fase de execução,
fora do padrão de tamanho A4, a exemplo de holerites, cartões
de ponto e extratos bancários, não serão digitalizadas
em face do grau de dificuldade da tarefa, bem como pela menor relevância
de tais documentos na referida fase processual, em que os valores já
se encontram liquidados.
§ 2º. Intervalos de páginas ilegíveis nos autos
originais ou folhas identificadas como faltantes na digitalização
serão sinalizadas nos documentos convertidos para o meio eletrônico.
§ 3º. A ocorrência das situações relacionadas
nos parágrafos anteriores será certificada pela Coordenadoria
de Gestão Documental nos autos, sempre que detectada.
Art. 11. O trabalho de digitalização restringir-se-á
à reprodução eletrônica dos autos em suporte
papel, devendo as Secretarias das Varas assegurar a qualidade das informações,
com especial atenção para que sejam disponibilizados para
retirada todos os volumes dos processos principais.
Parágrafo único. Os arquivos em PDF serão gerados
de acordo com o número único do processo indicado na capa
do primeiro volume, devendo as Secretarias das Varas garantir que os agravos
estejam apensados ao processo principal, na forma do art.
10 do Provimento GP/CR nº 13/2006.
DA DISPONIBILIZAÇÃO DOS PROCESSOS PARA PROSSEGUIMENTO DA
TRAMITAÇÃO EM MEIO ELETRÔNICO
Art. 12. Após a digitalização
dos autos, os seguintes procedimentos serão realizados de forma
automática:
I. lançamento dos movimentos processuais de conversão da
tramitação do meio físico para o eletrônico,
cancelamento de eventuais audiências, publicação da conversão,
publicação do edital e arquivamento definitivo no sistema
SAP-1;
II. cadastramento do processo no PJe com o upload de suas peças
em formato digital, que compreenderão as atas e sentenças
extraídas da base do sistema AD1, bem como a reprodução
integral do processo físico em formato PDF, conforme disposto no
artigo anterior;
III. inclusão do termo de abertura e dos documentos relacionados
na alínea anterior, com protocolo do CCLE;
IV. envio de mensagem de correio eletrônico às Secretarias
das Varas, confirmando a migração dos processos para o meio
eletrônico.
Parágrafo único. A publicação do edital de
intimação no PJe, dando ciência às partes da
conversão do processo, será realizada pelas Varas até
que a Secretaria de Tecnologia da Informação viabilize meio
automatizado para realizar a tarefa.
Art. 13. Excepcionalmente, caso a rotina de migração da
tramitação descrita no artigo anterior não possa ser
processada de modo automático por alguma inconsistência - como
na hipótese de o número de autuação da capa dos
autos não corresponder à classe processual prevista no PJe
- a Coordenadoria de Gestão Documental disponibilizará os
arquivos em PDF diretamente nos diretórios compartilhados com as
Varas, com envio de mensagem eletrônica cientificando do ocorrido,
para que as Secretarias façam manualmente os lançamentos necessários
no SAP1 e o adequado cadastramento do processo no CCLE.
Parágrafo Único. Nas circunstâncias indicadas no
caput, a Coordenadoria de Gestão Documental efetuará
a devolução dos autos físicos às Secretarias
das Varas para a regularização das pendências.
Art. 14. Confirmada a migração para o PJe, caberá
às Secretarias das Varas, com o perfil de “Servidor”, receber os
processos já protocolados, para prosseguimento de sua tramitação.
§ 1º. O preenchimento automático dos nomes das partes
exige a cuidadosa conferência e complementação por
parte das Varas, o que pode ser realizado com o apoio do e-mail encaminhado
no momento da migração, de que trata o art. 8º, §
1º ou pelo acesso ao SAP1.
§ 2º. É de responsabilidade das Secretarias da Varas
efetuar a conferência das peças do processo disponibilizadas
no ambiente PJe.
§ 3º. As Secretarias das Varas, se assim desejarem, poderão
excluir do processo protocolado automaticamente no PJe as peças
extraídas do AD1 ou que possuam erro na digitalização.
§ 4º. Detectados problemas na digitalização dos
autos, as Secretarias das Varas poderão solicitar pelo e-mail digitalizacao@trtsp.jus.br
e mediante descrição objetiva da falha identificada, que
os arquivos corrigidos sejam disponibilizados em seu diretório da
rede, hipótese em que o upload dos arquivos no PJe deverá
ser realizado manualmente pela própria Vara.
§ 5º. Excepcionalmente, caso entenda como imprescindível
a identificação de cada uma das peças do processo,
as Secretarias das Varas poderão solicitar, pelo e-mail mencionado
no parágrafo anterior, o arquivo único do processo em PDF,
para que possam realizar sua identificação e divisão
da forma desejada.
§ 6º. Na hipótese do § 5º, como a migração
já foi finalizada e a CCLE protocolada automaticamente, caberá
às Varas a exclusão das peças já anexadas e
o upload manual das peças particionadas.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 15. A Corregedoria Regional e a Secretaria de Gestão Estratégica
e Projetos acompanharão o envio dos processos para digitalização
e a observância dos prazos previstos nesta norma pelas áreas
envolvidas nessa fase do projeto.
Art. 16. Eventuais problemas na migração ou visualização
dos processos convertidos deverão ser resolvidos mediante abertura
de chamado na Intranet, pelo menu “Atendimento PJe”.
Art. 17. Convertido o processo para o meio eletrônico e havendo
a necessidade de movimentação dos volumes físicos de
documentos, esta se dará com certidão no PJe que registrará
a carga, a devolução ou a remessa para outra Instância.
Art. 18. Permanece suspensa, até o dia 19 de dezembro de 2019,
a retirada rotineira dos processos físicos arquivados pelas unidades
judiciárias de 1º e 2º graus pela Seção de
Controle de Autos Arquivados.
Art. 19. Em face da necessidade de concentração de esforços
e recursos na movimentação e digitalização
dos processos, o atendimento ao público externo prestado na Unidade
Administrativa III nos termos da Portaria
GP/CR n° 31/2016 será oferecido de forma parcial até
a data-limite mencionada no artigo anterior.
§ 1º. No período mencionado no caput, a Seção
de Consulta e Atendimento será aberta ao público somente
às segundas-feiras.
§ 2º. O horário de funcionamento será das 11h
às 18h, sendo que os pedidos no guichê serão recebidos
até às 17h30.
§ 3º. A consulta de autos, realizada em sala própria
com acesso controlado, estará temporariamente limitada, por pessoa,
a 2 (dois) processos por dia.
Art. 20. Esta portaria entra em vigor na data da sua publicação,
ficando revogadas as Portarias GP/VPA
n° 02/2019 e GP/CR
nº 02/2017 e demais disposições em contrário.
Publique-se
e cumpra-se.
São Paulo, 14 de outubro de 2019.
RILMA APARECIDA HEMETÉRIO
Desembargadora Presidente do Tribunal
JUCIREMA MARIA GODINHO GONÇALVES
Desembargadora Vice-Presidente Administrativa
LUIZ
ANTONIO MOREIRA VIDIGAL
Desembargador Corregedor Regional do Tribunal
DeJT - CAD. ADM. - 15/10/2019
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Secretaria de Gestão Jurisprudencial, Normativa
e Documental
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