Portaria GP/VPA/CR nº 01/2019

PORTARIA GP/VPA/CR Nº 01/2019

Estabelece plano de trabalho para virtualização do saldo remanescente de processos físicos em tramitação nas unidades judiciárias de 1º grau deste Tribunal.

A PRESIDENTE, A VICE-PRESIDENTE ADMINISTRATIVA E O CORREGEDOR DO TRIBUNAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO os resultados atingidos pelos projetos em andamento para a virtualização de autos físicos, que resultaram na digitalização de mais de 15 mil processos nos últimos três meses, bem como os objetivos e prazos estabelecidos pelo Provimento CGJT nº 2/2019;

CONSIDERANDO a contratação de empresa especializada para digitalização em larga escala de autos judiciais, cujos serviços serão prestados até a data-limite de 31 de dezembro de 2019;

CONSIDERANDO a iminente desativação dos sistemas de acompanhamento processual nos quais tramita o legado de processos físicos (SAP1 e SAP2), prevista para ocorrer no início de 2020;

CONSIDERANDO as restrições orçamentárias previstas para 2020 no âmbito da Justiça do Trabalho, que poderão inviabilizar a continuidade de gastos afetos à digitalização, e o fato de a estratégia de virtualização possibilitar a redução de custos com a movimentação e armazenamento de processos físicos,

RESOLVEM:

Art. 1º. Determinar a conversão obrigatória para o meio eletrônico de todos os processos físicos tramitando nas unidades judiciárias de 1° grau, mediante inclusão dos seus arquivos digitais no PJe.

§ 1º. A retirada dos autos nas Secretarias das Varas e sua digitalização serão realizadas pela Coordenadoria de Gestão Documental, em observância ao plano de trabalho e procedimentos estabelecidos nesta norma.

§ 2º. É obrigatória a conversão ao meio eletrônico dos processos nas fases de liquidação e execução, incluídas as execuções fiscais e as cartas de sentença em tramitação que possuam numeração própria, bem como aqueles ainda na fase de conhecimento que não tenham sido anteriormente remetidos pelas Secretarias das Varas para digitalização.

§ 3º. Após as datas definidas no Anexo I, os processos em carga deverão ser encaminhados para digitalização tão logo retornem, mediante solicitação de retirada encaminhada para o e-mail digitalizacao@trtsp.jus.br.

§ 4º. Os agravos somente serão convertidos ao PJe na qualidade de peças e volumes encartados ao processo principal, que obrigatoriamente deverá ser enviado para digitalização.

§ 5º. Os apensos, juntados na contracapa dos autos ou assim identificados na capa, não serão digitalizados.

§ 6º. Os processos arquivados provisoriamente, bem como as Cartas Precatórias, não serão digitalizados nesta etapa e, por conseguinte, permanecerão nas Secretarias das Varas até a publicação de ato normativo dispondo sobre a forma em que se dará a migração de sua tramitação para o meio eletrônico.

§ 7º. Os volumes de documentos dos processos não deverão ser encaminhados para digitalização, permanecendo nas unidades de origem até o arquivamento do processo convertido.

Art. 2º. O envio, à Coordenadoria de Gestão Documental, de processos e volumes enquadrados nos §§ 6º e 7º do artigo anterior ou a inobservância do disposto §§ 4º e 5º resultará na devolução dos autos às Secretarias das Varas.

DA LOGÍSTICA DE RETIRADA DOS AUTOS NAS SECRETARIAS

Art. 3º. A retirada dos autos físicos nas Varas do Trabalho foi definida observando a disponibilidade de veículos de transporte de documentos a serviço da Coordenadoria de Gestão Documental e a capacidade de produção diária da digitalização dos processos.

§ 1º. As datas de retirada dos processos em cada uma das Secretarias das Varas estão expressamente indicadas no Anexo I da presente Portaria, sendo que:

a) Nas Varas com saldo igual ou inferior a 700 processos, a retirada dos autos ocorrerá em um único dia;

b) Nas demais Secretarias, as retiradas ocorrerão em dois ou três dias, observando-se a quantidade mínima de 700 processos por retirada.

§ 2º. Nos dias agendados, o acesso da equipe de retirada dos autos às dependências das Secretarias deverá ser franqueado a partir das 9 horas da manhã, sendo que os seus trabalhos serão acompanhados pelos diretores, assistentes ou servidores da unidade.

DA PREPARAÇÃO DOS AUTOS PARA A DIGITALIZAÇÃO

Art. 4º. No primeiro dia útil após a publicação desta norma, a Coordenadoria de Gestão Documental encaminhará às Secretarias das Varas, via mensagens de correio eletrônico, listagens individualizadas com a indicação dos processos aptos a serem digitalizados, baseadas nos dados extraídos da plataforma e-Gestão em 13 de outubro de 2019.

§ 1º. O intuito do envio das listagens às Varas é meramente dirimir eventuais dúvidas e facilitar a triagem dos autos físicos a serem remetidos para digitalização.

§ 2º. Os volumes principais dos processos devem ser unidos com elástico e amarrados com fitilho, de maneira a proporcionar o seu transporte adequado ao local da digitalização.

Art. 5º. Nos dias estabelecidos para retirada, os processos devem estar disponíveis em sua totalidade nas Varas com estoque igual ou inferior a 700 processos. Nas demais Secretarias, nas quais a retirada será realizada em dois ou mais dias, a depender do saldo de processos, a transferência mínima de 700 processos para digitalização por viagem/dia deverá ser franqueada e garantida.

Parágrafo Único. A transferência de quantidade superior a 700 processos por Vara não está contemplada no planejamento logístico, excetuados os casos limítrofes em que a Vara supera o limite estabelecido em poucas unidades.

Art. 6º. Para a preparação dos autos, os prazos processuais e o atendimento ao público serão suspensos nas Varas, de acordo com o cronograma definido no Anexo II, ficando estabelecido 1 (um) dia de suspensão prévia a cada data agendada para retirada de autos.

§ 1º. Ficam mantidas as audiências designadas e o atendimento dos casos urgentes.

§ 2º. Os prazos processuais dos autos encaminhados para digitalização ficarão suspensos até a publicação do edital de conversão que fixará o prazo de 30 (trinta) dias para o cadastramento do advogado.

§ 3º Decorrido o prazo estabelecido no parágrafo anterior ou cadastrado o advogado, a vara deverá retomar a tramitação do feito com a observância dos atos anteriormente praticados.

Art. 7º. Recomenda-se às Varas que identifiquem, na listagem recebida para controle de processos aptos a digitalização ou outra que entendam apropriada, a tarefa em que cada processo deverá ter a tramitação retomada no PJe para facilitar a organização posterior à conversão.

DA FACULDADE DE CADASTRAMENTO DOS PROCESSOS NO FORMULÁRIO

Art. 8º. O cadastramento dos processos a serem digitalizados PODERÁ ser realizado pelas Varas no formulário do Módulo de Conversão SAP1 PJe, item "Projeto de Virtualização de Autos - 2019", disponível na aba “Sistemas” da Intranet, com a indicação da fase processual que será iniciada no PJe e a quantidade de volumes principais.

§ 1º. Os processos incluídos no formulário do módulo de conversão serão automaticamente relacionados em mensagem eletrônica, cuja cópia será enviada à Secretaria da Vara respectiva, informando a quantidade de volumes, a fase processual selecionada e os nomes de partes e patronos constantes do SAP1 e da Receita Federal.

§ 2º. O cadastramento dos processos no formulário indicado no caput dispara de maneira automática os registros de envio para digitalização no SAP1, na forma prevista no art. 10 da Portaria GP/VPA nº 01/2019.

§ 3º. A FALTA DE PREENCHIMENTO prévio do formulário pelas Varas NÃO OBSTARÁ OS TRABALHOS DE RETIRADA, digitalização dos processos e a execução das rotinas automáticas, porém implicará na assunção da fase processual constante da listagem extraída do e-Gestão, mencionada no caput do artigo 4º da presente norma, para fins de migração da tramitação para o PJe, sendo que, nessa circunstância, a mensagem eletrônica indicada no § 1º será enviada às Secretarias no ato do cadastramento dos processos no sistema de controle de digitalização, gerido pela Coordenadoria de Gestão Documental.

§ 4º. A fase processual, indicada na forma do caput deste artigo ou presumida de acordo com as listas do e-Gestão nos termos do parágrafo anterior, não poderá ser corrigida na versão atual do PJe, após a migração automática do processo para o meio eletrônico.

§ 5º. Caso a Vara ainda tenha processos remanescentes na fase de conhecimento, considerando as tarefas que lhe são afetas, recomenda-se seu encaminhamento com o preenchimento do formulário, em face do disposto no parágrafo anterior.

DA DIGITALIZAÇÃO DOS AUTOS

Art. 9º. A versão digital dos processos NÃO TERÁ OS ARQUIVOS INDEXADOS com os nomes das peças processuais.

Parágrafo único. Cada processo será disponibilizado em formato PDF, na ordem sequencial numérica de folhas, com o particionamento dos arquivos que excedam o tamanho de 3MB, quando necessário.

Art. 10. Os processos serão digitalizados em sua íntegra, na ordem de folhas, quantidade de volumes e estado em que forem disponibilizados pelas Secretarias das Varas.

§ 1º. As peças de processos em fase de execução, fora do padrão de tamanho A4, a exemplo de holerites, cartões de ponto e extratos bancários, não serão digitalizadas em face do grau de dificuldade da tarefa, bem como pela menor relevância de tais documentos na referida fase processual, em que os valores já se encontram liquidados.

§ 2º. Intervalos de páginas ilegíveis nos autos originais ou folhas identificadas como faltantes na digitalização serão sinalizadas nos documentos convertidos para o meio eletrônico.

§ 3º. A ocorrência das situações relacionadas nos parágrafos anteriores será certificada pela Coordenadoria de Gestão Documental nos autos, sempre que detectada.

Art. 11. O trabalho de digitalização restringir-se-á à reprodução eletrônica dos autos em suporte papel, devendo as Secretarias das Varas assegurar a qualidade das informações, com especial atenção para que sejam disponibilizados para retirada todos os volumes dos processos principais.

Parágrafo único. Os arquivos em PDF serão gerados de acordo com o número único do processo indicado na capa do primeiro volume, devendo as Secretarias das Varas garantir que os agravos estejam apensados ao processo principal, na forma do art. 10 do Provimento GP/CR nº 13/2006.

DA DISPONIBILIZAÇÃO DOS PROCESSOS PARA PROSSEGUIMENTO DA TRAMITAÇÃO EM MEIO ELETRÔNICO

Art. 12. Após a digitalização dos autos, os seguintes procedimentos serão realizados de forma automática:

I. lançamento dos movimentos processuais de conversão da tramitação do meio físico para o eletrônico, cancelamento de eventuais audiências, publicação da conversão, publicação do edital e arquivamento definitivo no sistema SAP-1;

II. cadastramento do processo no PJe com o upload de suas peças em formato digital, que compreenderão as atas e sentenças extraídas da base do sistema AD1, bem como a reprodução integral do processo físico em formato PDF, conforme disposto no artigo anterior;

III. inclusão do termo de abertura e dos documentos relacionados na alínea anterior, com protocolo do CCLE;

IV. envio de mensagem de correio eletrônico às Secretarias das Varas, confirmando a migração dos processos para o meio eletrônico.

Parágrafo único. A publicação do edital de intimação no PJe, dando ciência às partes da conversão do processo, será realizada pelas Varas até que a Secretaria de Tecnologia da Informação viabilize meio automatizado para realizar a tarefa.

Art. 13. Excepcionalmente, caso a rotina de migração da tramitação descrita no artigo anterior não possa ser processada de modo automático por alguma inconsistência - como na hipótese de o número de autuação da capa dos autos não corresponder à classe processual prevista no PJe - a Coordenadoria de Gestão Documental disponibilizará os arquivos em PDF diretamente nos diretórios compartilhados com as Varas, com envio de mensagem eletrônica cientificando do ocorrido, para que as Secretarias façam manualmente os lançamentos necessários no SAP1 e o adequado cadastramento do processo no CCLE.

Parágrafo Único. Nas circunstâncias indicadas no caput, a Coordenadoria de Gestão Documental efetuará a devolução dos autos físicos às Secretarias das Varas para a regularização das pendências.

Art. 14. Confirmada a migração para o PJe, caberá às Secretarias das Varas, com o perfil de “Servidor”, receber os processos já protocolados, para prosseguimento de sua tramitação.

§ 1º. O preenchimento automático dos nomes das partes exige a cuidadosa conferência e complementação por parte das Varas, o que pode ser realizado com o apoio do e-mail encaminhado no momento da migração, de que trata o art. 8º, § 1º ou pelo acesso ao SAP1.

§ 2º. É de responsabilidade das Secretarias da Varas efetuar a conferência das peças do processo disponibilizadas no ambiente PJe.

§ 3º. As Secretarias das Varas, se assim desejarem, poderão excluir do processo protocolado automaticamente no PJe as peças extraídas do AD1 ou que possuam erro na digitalização.

§ 4º. Detectados problemas na digitalização dos autos, as Secretarias das Varas poderão solicitar pelo e-mail digitalizacao@trtsp.jus.br e mediante descrição objetiva da falha identificada, que os arquivos corrigidos sejam disponibilizados em seu diretório da rede, hipótese em que o upload dos arquivos no PJe deverá ser realizado manualmente pela própria Vara.

§ 5º. Excepcionalmente, caso entenda como imprescindível a identificação de cada uma das peças do processo, as Secretarias das Varas poderão solicitar, pelo e-mail mencionado no parágrafo anterior, o arquivo único do processo em PDF, para que possam realizar sua identificação e divisão da forma desejada.

§ 6º. Na hipótese do § 5º, como a migração já foi finalizada e a CCLE protocolada automaticamente, caberá às Varas a exclusão das peças já anexadas e o upload manual das peças particionadas.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. A Corregedoria Regional e a Secretaria de Gestão Estratégica e Projetos acompanharão o envio dos processos para digitalização e a observância dos prazos previstos nesta norma pelas áreas envolvidas nessa fase do projeto.

Art. 16. Eventuais problemas na migração ou visualização dos processos convertidos deverão ser resolvidos mediante abertura de chamado na Intranet, pelo menu “Atendimento PJe”.

Art. 17. Convertido o processo para o meio eletrônico e havendo a necessidade de movimentação dos volumes físicos de documentos, esta se dará com certidão no PJe que registrará a carga, a devolução ou a remessa para outra Instância.

Art. 18. Permanece suspensa, até o dia 19 de dezembro de 2019, a retirada rotineira dos processos físicos arquivados pelas unidades judiciárias de 1º e 2º graus pela Seção de Controle de Autos Arquivados.

Art. 19. Em face da necessidade de concentração de esforços e recursos na movimentação e digitalização dos processos, o atendimento ao público externo prestado na Unidade Administrativa III nos termos da Portaria GP/CR n° 31/2016 será oferecido de forma parcial até a data-limite mencionada no artigo anterior.

§ 1º. No período mencionado no caput, a Seção de Consulta e Atendimento será aberta ao público somente às segundas-feiras.

§ 2º. O horário de funcionamento será das 11h às 18h, sendo que os pedidos no guichê serão recebidos até às 17h30.

§ 3º. A consulta de autos, realizada em sala própria com acesso controlado, estará temporariamente limitada, por pessoa, a 2 (dois) processos por dia.

Art. 20. Esta portaria entra em vigor na data da sua publicação, ficando revogadas as Portarias GP/VPA n° 02/2019 e GP/CR nº 02/2017 e demais disposições em contrário.

Publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 14 de outubro de 2019.

RILMA APARECIDA HEMETÉRIO
Desembargadora Presidente do Tribunal

JUCIREMA MARIA GODINHO GONÇALVES
Desembargadora Vice-Presidente Administrativa

LUIZ ANTONIO MOREIRA VIDIGAL
Desembargador Corregedor Regional do Tribunal

Anexos

Anexo 1

Anexo 2

DeJT - CAD. ADM. - 15/10/2019