Determina o fechamento do Arquivo Geral do Tribunal para a implementação do novo sistema informatizado e para a mudança para as novas instalações; disciplina a nova forma de encaminhamento de autos ao Arquivo Geral nas novas instalações; e dá outras providências.

O PRESIDENTE E A CORREGEDORA DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a implementação do novo sistema informatizado de gerenciamento físico do acervo de autos judiciais arquivados definitivamente, sob a guarda do Arquivo Geral do Tribunal, bem como a necessidade de acondicionamento de todos os processos em caixas arquivísticas padronizadas;

CONSIDERANDO que a nova metodologia de trabalho inclui a mudança de todo o acervo de autos judiciais para as novas instalações na Rua James Holland, 500, Barra Funda;

CONSIDERANDO que as atividades acima mencionadas implicarão na movimentação média de 7.500 caixas/dia, durante um período aproximado de 90 dias, o que impedirá a manutenção das rotinas de atendimento às Secretarias judiciárias até a abertura do Arquivo nas novas instalações;

CONSIDERANDO que todo o fluxo de funcionamento do Arquivo nas novas instalações será reformulado, principalmente no que tange à conferência das relações de autos findos encaminhadas para arquivamento,

RESOLVEM:

Art. 1º Ficam suspensos os pedidos de vista e de desarquivamento de autos a partir do dia 23/06/2010 e até ulterior deliberação.

Parágrafo único. As solicitações registradas no Sistema Informatizado até a data mencionada serão atendidas na forma da Portaria GP/CR nº 11/2009, exceção feita àquelas cujos processos já tenham sido acondicionados em caixas padronizadas para transferência às novas instalações do Arquivo Geral.

Art. 2º O art. 56-B do Provimento GP/CR nº 13/2006 passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 56-B. O arquivamento definitivo de autos que tramitam nas Seções Especializadas em Dissídios Coletivos e Individuais de Competência Originária e nas Varas da Sede, bem como o encaminhamento de autos para eliminação, no caso das Varas fora da Sede, depende de verificação prévia que garanta a inexistência de pendências de qualquer espécie e o completo saneamento dos autos.

§ 1º Os autos que se enquadram nas disposições do caput serão recebidos no Arquivo Geral desde que acompanhados de “Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos” (Anexo XXV), devidamente preenchida, encartada após a última folha dos autos e assinada pelo Diretor da Secretaria processante, que se responsabilizará pela verificação realizada, pelo envio ao Arquivo Geral e, decorrido o prazo legal, pela eventual eliminação de autos classificados como findos.

§ 2º As relações de arquivamento definitivo serão confrontadas com os dados constantes do Sistema de Gerenciamento do Arquivo (ARQGER) e os autos serão vistoriados na chegada ao Arquivo Geral, verificando-se a existência e correto preenchimento da Lista de Verificação e a identidade dos autos listados com os encaminhados. Qualquer irregularidade implicará na devolução do processo à Secretaria processante para regularização.

§ 3º Na hipótese de desarquivamento para juntada de novos documentos aos autos findos ou realização de qualquer outro procedimento certificado nos autos pela Secretaria processante, nova Lista de Verificação, datada e assinada, deverá ser encartada aos autos, ficando prejudicada a anterior, sob pena de devolução.

§ 4º Por ocasião da destinação documental, a Lista de Verificação será desencartada dos autos no Arquivo Geral e digitalizada para guarda em acervo eletrônico, por prazo, a ser definido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que deve garantir, inclusive, futura responsabilização por descarte indevido.

§ 5º A Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos, constante do Anexo XXV deste Provimento, estará disponível para impressão na área de acesso restrito na página do Tribunal na Rede Mundial de Computadores (Intranet), na aba da 1ª Instância.

§ 6º O desentranhamento de documentos, em especial da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), será realizado pela Secretaria processante, antes do encaminhamento ao Arquivo Geral, com a consequente intimação da parte ou de seu representante legal para retirada, recomendando-se a entrega por oficial de justiça em casos especiais.

Art. 3º O Provimento GP/CR nº 13/2006 passa a vigorar acrescido de Anexo XXV, nos seguintes termos:



Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Registre-se, publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 21 de junho de 2010.