Normas do Tribunal

Nome: PORTARIA GP Nº 29/2020
Origem: Gabinete da Presidência
Data de edição: 30/09/2020
Data de disponibilização: 1/10/2020
Fonte:
DeJT- CAD. ADM n. 3071/2020 de 1/10/2020, p. 4
Vigência:
Tema:
Dispõe sobre os procedimentos a serem observados para agendamento, consulta e obtenção de cópias de autos arquivados na Seção de Consulta e Atendimento da Coordenadoria de Gestão Documental, durante o período de enfrentamento à Covid-19.
Indexação:
Arquivo; autos; consulta; arquivados; Gestão Documental; Covid-19.
Situação: EM VIGOR
Observações: Alterada pela Resolução GP/CR nº 06/2020
Alterada pela Portaria GP nº 47/2021


PORTARIA GP Nº 29/2020


Dispõe sobre os procedimentos a serem observados para agendamento, consulta e obtenção de cópias de autos arquivados na Seção de Consulta e Atendimento da Coordenadoria de Gestão Documental, durante o período de enfrentamento à Covid-19.


A DESEMBARGADORA PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO as medidas de higiene e distanciamento social preconizadas pelos órgãos de saúde competentes, no que concerne ao enfrentamento da pandemia do novo coronavírus;

CONSIDERANDO os termos Resolução GP/CR nº 03, de 10 de setembro de 2020, que institui o Plano de Retorno Gradual às Atividades Presenciais no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, em especial o disposto no seu art. 22, parágrafo único;

CONSIDERANDO os cuidados adotados pela Administração do Tribunal em relação à preservação da saúde dos servidores, colaboradores e jurisdicionados, mediante reforço da oferta de equipamentos de proteção individual, adoção de plataformas para agendamento prévio dos serviços, estabelecimento de escalas presenciais com expediente reduzido e prevalência do trabalho remoto,

RESOLVE:

Art. 1º A Coordenadoria de Gestão de Documental retornará suas atividades presenciais em 05 de outubro de 2020, observadas as disposições desta norma e da Resolução GP/CR nº 03, de 10 de setembro de 2020, no que couber.

Parágrafo único. O agendamento eletrônico para consulta de autos arquivados ficará disponível a partir da data fixada no caput deste artigo.

Art. 2º O atendimento ao público será retomado a partir de 13 de outubro de 2020, das 14h00 às 18h00, nas dependências da Seção de Consulta e Atendimento, na Unidade Administrativa III do TRT-2, situada na Rua Dr. Edgard Teotônio Santana, 387, Várzea da Barra Funda, São Paulo/SP.

Art. 2º. A partir de 23 de novembro de 2020, o atendimento ao público nas dependências da Seção de Consulta e Atendimento, na Unidade Administrativa III do TRT-2, situada na Rua Dr. Edgard Teotônio Santana, 387, Várzea da Barra Funda, São Paulo/SP, passará a ser das 10h00 às 16h00. (Caput alterado pela Resolução GP/CR n° 06/2020 - DeJT 3/11/2020)

Art. 2º A partir de 13 de setembro de 2021, o atendimento ao público nas dependências da Seção de Consulta e Atendimento, na Unidade Administrativa III do TRT-2, situada na Rua Dr. Edgard Teotônio Santana, 387, Várzea da Barra Funda, São Paulo/SP, passará a ser das 11h00 às 18h00. (Caput alterado pela Portaria n. 47/GP, de 9 de setembro de 2021)
 
§ 1º O acesso e a permanência na unidade serão franqueados aos consulentes mediante observância dos protocolos sanitários previstos no art. 9º da Resolução GP/CR nº 03, de 2020.

§ 2º O TRT-2 não fornecerá máscaras de proteção respiratória aos consulentes.

§ 3º O acesso à unidade será autorizado apenas aos consulentes, sendo proibida a entrada de acompanhantes.

DO AGENDAMENTO PRÉVIO PARA VISTA DE AUTOS ARQUIVADOS

Art. 3º A consulta de autos arquivados será realizada exclusivamente mediante agendamento eletrônico prévio na página do TRT-2, no menu Serviços > Acesso Online > Processos Arquivados- Agendar Atendimento Presencial.

Parágrafo único. Os consulentes que se dirigirem à Seção de Consulta e Atendimento sem o agendamento prévio de horário não serão atendidos.

Art. 4º No agendamento eletrônico, o consulente deverá escolher, dentre as datas e horários disponíveis, aqueles de sua preferência.

§ 1º O consulente deverá preencher, obrigatoriamente, no formulário de agendamento:

I - nome completo;

II - telefone para contato posterior;

III - endereço de e-mail para contato posterior;

IV - número único do processo a ser consultado.

§ 2º Em até 24 (vinte e quatro) horas do atendimento agendado, a Seção de Consulta e Atendimento encaminhará mensagem de correio eletrônico ao consulente para:

I - confirmar a disponibilidade do processo para consulta no dia e hora agendados;

II - comunicar sobre a impossibilidade do atendimento, caso os autos tiverem sido eliminados ou se estiverem sob a guarda ou responsabilidade de outra unidade do TRT-2.

§ 3º Para fins de confirmação de atendimento, será considerada a primeira reserva de horário na plataforma de agendamento, sendo descartadas, automaticamente, as demais marcações, caso o consulente venha a agendar outro(s) horário(s) para consulta de autos na mesma data.

§ 4º O consulente poderá desmarcar seu atendimento e agendar nova data pela plataforma de agendamento, dentre os horários disponíveis.

§ 5º O agendamento é pessoal e intransferível, sendo exigida a apresentação de documento de identidade com foto do consulente para realização do atendimento.

Art. 5º Para cada horário de atendimento disponível na plataforma de agendamento, serão aceitas reservas de até 4 (quatro) consulentes, a fim de que possam ser respeitadas as regras de distanciamento social.

§ 1º Cada consulente poderá consultar 1 (um) processo por agendamento.

§ 2º O tempo de utilização da sala de consulta será limitado a 20 (vinte) minutos, a partir do momento da entrega dos autos no guichê, sendo que o tempo de permanência será monitorado pelo fiscal da sala de consulta.

§ 3º Não poderá haver prorrogação do tempo estipulado no parágrafo anterior, devendo o consulente deixar o recinto após este intervalo para possibilitar a higienização do ambiente segundo as regras sanitárias.

Art. 6º Para que não haja atrasos nos atendimentos, será admitida a tolerância máxima de 10 (dez) minutos a partir do horário agendado, sendo vedado o acesso de consulentes à unidade quando o referido limite for extrapolado, encerrando-se o atendimento ao final do horário previamente agendado.

Parágrafo único. Para evitar atrasos e aglomerações é recomendado que os consulentes cheguem ao local com 10 (dez) minutos de antecedência da hora agendada.

Art. 7º Para mitigar riscos de contaminação, não será oferecido o serviço de utilização de scanner aos consulentes na sala de consulta, durante a vigência desta portaria.

Parágrafo único. Será permitida a extração de cópias fotográficas pelo uso de equipamentos eletrônicos pessoais, tais como telefones celulares, câmeras, tablets e outros.

Art. 8º O atendimento na Seção de Consulta e Atendimento fica restrito à consulta e requisição de cópias, sendo que o desarquivamento de autos, nas hipóteses previstas no Provimento GP/CR nº 13, de 30 de agosto de 2006, deverá ser requerido junto à Vara do Trabalho ou Secretaria de origem.

Parágrafo único. É estritamente proibida a desmontagem dos autos do processo pelos consulentes.

DOS PEDIDOS DE CÓPIAS

Art. 9º O fornecimento de cópias simples ou autenticadas de autos arquivados sob a guarda da Coordenadoria de Gestão Documental se dará em meio digital.

§ 1º O pedido deve ser realizado mediante preenchimento do formulário disponível na página do TRT-2 no menu Serviços > Acesso Online >Processos Arquivados - Solicitação de Cópia de Autos Arquivados.

§ 2º É vedada a solicitação de cópias por peças, devendo o requerente indicar as folhas que deseja extrair cópias, exceção feita aos acórdãos, desde que informado o respectivo número.

Art. 10. O requerente receberá, por mensagem de correio eletrônico, a confirmação do seu pedido, acompanhada da respectiva Guia de Recolhimento da União - GRU, que deverá ser paga na Caixa Econômica Federal ou no Banco do Brasil, nos termos do Ato Conjunto nº 21/TST.CSJT.GP.SG, de 7 de dezembro de 2010.

Parágrafo único. A preparação das cópias digitais será iniciada após o reconhecimento do pagamento da GRU pelo sistema de gestão de pedidos da Seção de Consulta e Atendimento, que poderá solicitar, se necessário, ao interessado que envie o respectivo comprovante para cópia.arquivo@trtsp.jus.br.

Art. 11. As cópias simples ficarão disponíveis em servidor do TRT-2 para serem baixadas pelo solicitante, pelo prazo de 30 (trinta) dias corridos, a partir da data do envio da mensagem eletrônica com o endereço de acesso, após o qual serão descartadas, devendo o interessado realizar nova solicitação.

Art. 12. As cópias autenticadas, contendo as referências para comprovação de sua autenticidade, ficarão disponíveis em servidor do TRT-2 para serem baixadas pelo solicitante, por temporalidade a ser definida em instrumento arquivístico próprio, a partir da data do envio da mensagem eletrônica com o endereço de acesso.

DOS PROCESSOS EM SEGREDO DE JUSTIÇA

Art. 13. A consulta e o fornecimento de cópias de autos arquivados com documentos sigilosos ou atributo de tramitação em segredo de justiça nos sistemas informatizados ficam restritos às partes e procuradores constituídos nos autos.

Parágrafo único. Os serviços referidos no caput deste artigo deverão ser requeridos na Vara do Trabalho ou Secretaria de origem, que providenciará o oportuno desarquivamento e observará as disposições normativas vigentes para o caso.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14. Ficam suspensos, durante o período de pandemia e a vigência desta norma, os efeitos da Portaria GP/CR nº 31, de 25 de julho de 2016.

Art. 15. Os processos arquivados em definitivo a partir de 17 de junho de 2019, sem conversão ao Processo Judicial Eletrônico (PJe), devem ser consultados pelos interessados nas Secretarias da Varas de origem, porquanto aguardam oportuna transferência à Coordenadoria de Gestão Documental.

Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se, cumpra-se.

São Paulo, 30 de setembro de 2020.


RILMA APARECIDA HEMETÉRIO
Desembargadora Presidente do Tribunal



DeJT - CAD. ADM. - 1/10/2020

Secretaria de Gestão Jurisprudencial, Normativa e Documental